Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Вопрос 1. Как заполнять поле «Идентификатор государственного контракта»?
Совсем недавно в счет-фактуру был добавлен новый реквизит — идентификатор государственного контракта. Его следует отражать в строке 8, а в корректировочном счете-фактуре — в строке 5.
Необходимость указывать этот параметр в счете-фактуре следует из новой редакции пунктов 5, 5.1,5.2 статьи 169 НК РФ. Идентификатор должен быть отражен в счете-фактуре в том случае, если он имеется. А есть он далеко не у любого договора или соглашения. Этот реквизит используется в контрактах в сфере государственных закупок, но опять же не во всех. Идентификатор указывается в госконтрактах по оборонному заказу и при казначейском сопровождении.
Вопрос наличия / присвоения идентификатора государственному контракту лежит вне компетенции налогоплательщика, который является его исполнителем. Поэтому его дело — отразить этот реквизит в счете фактуре в том случае, если он присвоен. В остальных случаях упомянутые выше поля, которые предназначаются для идентификатора, оставляются пустыми. Такое пояснение содержится в письме Минфина РФ от 11.08.2017 № 03-07-09/51657.
Обратите внимание! Идентификатор, присваиваемый оборонным контрактам, представляет собой 25-значный цифровой код. Длина же кода идентификатора, который присваивается при казначейском сопровождении госконтрактов и соглашений, составляет 20 знаков. Какой из них нужно указывать в счете-фактуре? Контролирующие органы по этому поводу никаких рекомендаций не давали. Поэтому на всякий случай специалисты рекомендуют указывать оба идентификатора.
Вопрос 8. Вправе ли главбух подписать счет-фактуру за директора?
Руководитель отсутствует в течение нескольких дней, однако необходимо подписать счета-фактуры. Может ли главный бухгалтер сделать это один?
Счет-фактура должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером либо иными уполномоченными лицами. При этом подписать документ может одно лицо, которое имеет полномочия ставить подпись и руководителя, и главбуха. С этим согласны в ФНС (письмо от 18.06.2009 № 3-1-11/425@) и в Минфине (письма от 21.10.2014 № 03-07-09/53005, от 02.07.2013 № 03-07-09/25296).
То есть когда руководитель в отпуске, главный бухгалтер должен подписать документ и за себя, и за него. Однако поставить подпись за руководителя главбух может только в том случае, если он на это уполномочен приказом или доверенностью от имени организации. Такой позиции придерживаются в Минфине (письмо от 21.10.2014 № 03-07-09/53005), ссылаясь на правила из постановления № 1137.
Таким образом, перед отъездом руководителя стоит убедиться, что главный бухгалтер обладает соответствующими полномочиями, данными ему приказом или доверенностью от имени организации.
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
Оформление счет-фактуры при отгрузке товаров
Образец заполнения счет-фактуры начинается с момента составления документа и его порядкового номера. Затем указывается наименование продавца, покупателя, их юридические адреса, КПП или ИНН. Причем адреса и наименование вписываются согласно тем, которые указаны в регистрационных документах, т. е. юридические. Наименование можно указывать и в сокращенной форме. Если продажа товаров осуществляется из обособленных подразделений (ОП) продавца в такие же подразделения покупателя, тогда в счете-фактуре указываются КПП этих ОП.
Далее указывают номер платежного документа, если был получен аванс наличными за будущую поставку, затем вписывают валюту платежа и ее цифровой код, пишут наименование товаров, как указано в накладной, договоре, акте. В соседних графах с наименованием указывается количество, единица измерения, цена за единицу без НДС, сумма НДС с копейками без округления, совокупная стоимость товаров с НДС и без учета НДС.
Образец заполнения счет-фактуры для импортных товаров имеет аналогичный вид, только в графах еще отображают цифровой код товаров, страну происхождения, номер таможенной декларации, с помощью которой товары ввозятся в РФ. В том случае, если импортный товар будет перепродаваться, можно вписать эти данные из документа поставщика.
Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде
С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:
- нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
- при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.
Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Правила заполнения счетов-фактур в 2022 году при получении аванса
Покупатель может перечислить поставщику полную или частичную предоплату в счёт будущей поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ. Сумма, порядок и сроки перечисления зависят от условий договора.
В обычных условиях поставщик должен выставить счёт-фактуру в течение пяти календарных дней после зачисления платежа. Если между зачислением предоплаты и реализацией прошло не более пяти дней, можно обойтись без счёта-фактуры на аванс.
С марта 2022 года благодаря последним разъяснениям Минфина в случае длящегося договора можно оформлять счёт-фактуру не на каждый аванс, а сводно по итогам месяца.
Сводный счёт-фактура на аванс составляется в следующем порядке:
- поставщик составляет список авансов покупателя, полученных в течение месяца;
- из списка исключаются платежи, по которым уже завершена поставка;
- оставшиеся авансы отражают в сводном счёте-фактуре. Его необходимо составить в течение 5 календарных дней после окончания отчётного месяца.
Как заполнить счёт-фактуру на аванс:
- Указать дату составления и номер документа. Порядок нумерации простых и авансовых фактур определяет сам поставщик. Можно назначать номера в рамках единой нумерации или каким-то образом выделять авансовые фактуры.
- Указать названия, ИНН и КПП продавца и покупателя. Если покупатель — ИП, то указывают фамилию, имя, отчество и ИНН без КПП.
- Внести реквизиты зачисленного платежа: номер и дату платёжки. В поле 5 сводного счёта-фактуры указываются реквизиты всех платежей.
- В табличной части необходимо чётко указать, за что клиент произвёл предоплату: название товара, работы или услуги с числовыми показателями: количество, цена, общая стоимость. Здесь же отражают сумму НДС.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Лишь одна черта разрешена в порядковом номере счета-фактуры
В иных случаях разбивать номер счета-фактуры нельзя. На практике компании нумеруют счета-фактуры как им удобно, например, ставят после номера месяц или год (23/5 или 23/12).
Чиновники полагают, что это может запутать проверяющих. Ведь будет непонятно, что следует за дробью: номер подразделения или что-то еще.
Якобы это помешает идентифицировать продавца, а значит, покупатель может лишиться вычета. Мы считаем, что вывод Минфина неправомерен. Постановление № 1137 не запрещает в номере счета-фактуры ставить разделительные знаки.
Главное — соблюдать хронологию номеров.
И даже если поставить два номера через черту или дробь, это не помешает налоговикам установить продавца. Между тем наверняка инспекторы будут использовать новые разъяснения Минфина как повод для отказа в вычете.
А значит, по возможности безопаснее отказаться от использования лишних символов в номерах.
Если покупатель уже получил такой документ, то его стоит исправить.
Ошибка:
Бухгалтер фирмы использовал разделительную черту «/», не имея на то оснований и не зная, как нумеровать счета-фактуры. Руководство компании применило в отношении бухгалтера дисциплинарное взыскание, полагая, что НДС не может быть принят к вычету по причине необоснованного использования разделительного знака при нумерации счета-фактуры.
Комментарий:
Согласно разъяснениям финансового ведомства, необоснованное использование разделительной черты «/» (когда речь не идет об обособленных подразделениях, участниках товарищества и доверительных управляющих) не является основанием для отказа в принятии НДС к вычету.
Ошибка:
На предприятии счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруются по-разному.
Комментарий:
Система нумерации обычных счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой – таково требование Правительства РФ.
Нумерация счет фактцра
Плюс ко всему пунктом 2 статьи 169 Кодекса установлено правило — ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Очевидно, что ошибка, допущенная в номере счета-фактуры, относится как раз к недочетам, которые никак не мешают налоговикам идентифицировать стороны и сумму сделки, а также налоговую ставку и, собственно, сумму налога. Минфин в письме от 12 января 2021 г.
5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер.
Требования к нумерации счетов-фактур
Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.
Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры.
Относительно нумерации счетов-фактур законодательство предъявляет следующие требований: (нажмите для раскрытия)
- все счета-фактуры обязательно должны быть пронумерованы;
- нумерация счетов-фактур должна быть в хронологическом порядке;
- нумерация счетов-фактур должна быть непрерывна на протяжении периода, зафиксированного в учетной политике организации;
- начинать нумерацию заново можно раз в месяц, квартал или год;
- через знак слеш «/» в номере счета-фактуры указывается код подразделения, филиала, который выставил этот документ, или другая информация по сделке в виде кода.
Структура номера счета-фактуры, период начала нумерации, порядок оформления и учета счетов-фактур необходимо закрепить в учетной политике организации.