15.07.2023

Представительские расходы: гражданские, административные и уголовные риски

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы: гражданские, административные и уголовные риски». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Учёт представительских издержек

2. Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты

3. Что включается в представительские расходы?

4. Представительские расходы

5. Представительские расходы в налоговом учете

6. Могут ли в составе представительских расходов быть учтены затраты на приобретение продуктов питания и спиртных напитков для официального приема и есть ли какие-то дополнительные ограничения именно на данный вид затрат?

7. Разумный характер расходов

8. Что необходимо доказать?

9. Как сократить расходы компании в кризис: восемь рабочих способов

10. Представительские расходы и экономия на налогах

11. О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

12. Представительские расходы и налог на прибыль

Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.

Учёт представительских издержек

О представительских расходах как таковых мы говорим в рамках налогового учёта. В бухгалтерском такие издержки принимают за затраты по обычным видам деятельности бизнеса.

Когда мероприятие организуют ради увеличения прибыли, издержки проводят в учёте по дебету 44. Когда цели деловой встречи не связаны преимущественно с прибылью, затраты можно провести по счетам 20, 26.

Например, издержки оформляют так:

Д/т	К/т	Операция
44 (20, 26)	60 (76)	Учёт издержек
19	60 (76)	Выделение НДС по издержкам
68	19	Принятие НДС к вычету в рамках затрат, учтённых в прибыли
60 (76)	51 (71)	Оплата услуг или продукции, приобретенных для официального мероприятия

Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты

В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.

Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.

Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.

В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.

То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует. Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы.

Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:

составлять протоколы встреч, где подробно описывать все моменты и договоренности, достигнутые в ходе переговоров;
составлять списки приглашенных лиц и наименования сторонних организаций, участвующих в мероприятии (он может отдельно не составляться, а указываться, например, в отчете о представительских расходах по проведенным мероприятиям);
убедиться, что количество персон, прописанное в договоре на проведение мероприятия, соответствует количеству участников деловой встречи (например, если заключается договор на ресторанное обслуживание, в котором указывается количество обслуживаемых персон);
проверять, чтобы положения оформляемых документов не содержали указание на развлекательный характер (например, избегать слов баня, бассейн, корпоративы, артисты и т.п.).

Что включается в представительские расходы?

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.

Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:

транспортировку к месту мероприятия и обратно;
обслуживание при осуществлении переговоров;
оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.

Представительские расходы

«Главбух». Приложение «Учет в туристической деятельности», N 3, 2004

Не всегда деловые переговоры проходят за офисным столом. Иногда условия будущих контрактов обсуждают в кафе или ресторане. Тем более когда речь идет о переговорах с зарубежными партнерами, приехавшими в Россию. Для финансирования таких мероприятий есть отдельная строка — представительские расходы . А подробнее о том, какие расходы могут считаться представительскими и как их нужно отражать в учете, мы расскажем в нашей статье.

Если турфирма применяет «упрощенку», то она не может принимать в целях налогообложения представительские расходы, даже если в качестве объекта выбраны доходы, уменьшенные на расходы. Ведь представительские расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ, в котором приведен закрытый перечень расходов, принимаемых в целях налогообложения. Подробнее о том, какие расходы принимаются в целях налогообложения у фирм, применяющих «упрощенку», читайте в статье, которая была опубликована в Приложении N 2, 2004, с. 20.

Представительские расходы в налоговом учете

В непростых экономических условиях практически все фирмы стараются сократить свои расходы. Однако есть такие группы затрат, полностью избавиться от которых даже в столь сложные времена вряд ли удастся. К ним относятся и представительские расходы. При этом задача бухгалтера – сделать все возможное для того, чтобы на организацию деловых встреч не пришлось направить чистую прибыль.

Списывая те или иные затраты в расходы, любая компания стремится минимизировать риск предъявления претензий со стороны налоговиков в необоснованности занижения базы по «прибыльному» налогу. Представительские расходы в этом смысле – неисчерпаемая пища для размышлений. В частности, фирме стоит очень четко разобраться с двумя вопросами. Во-первых, ей необходимо правильно определиться с тем, какие именно траты можно включить в состав представительских. А во-вторых, бухгалтеру нельзя забывать и о наличии документального подтверждения подобных расходов.

Какие расходы считать представительскими?

Уменьшать налогооблагаемую прибыль представительские затраты будут в составе прочих расходов на производство и реализацию в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Однако их общая сумма за налоговый период не должна оказаться больше 4 процентов от расходов фирмы на оплату труда сотрудников.

Напомним, что расходы при исчислении налога на прибыль определяются нарастающим итогом в течение всего года. В связи с этим возникает необходимость в каждом отчетном периоде отслеживать максимальную сумму представительских расходов, на которую согласно четырехпроцентному нормативу удастся уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Для компаний, размер представительских расходов которых достаточно велик, имеет смысл планирование величины указанных затрат на каждый отчетный период. Сделать это необходимо для того, чтобы обезопасить себя от риска превышения установленного лимита представительских расходов. К примеру, организация может спланировать свои представительские расходы исходя из сумм расходов на оплату труда прошлого налогового периода, и установить свой внутренний лимит. Если число сотрудников в текущем периоде не изменилось и величина заработной платы не повысилась, лимит затрат на организацию официальных приемов можно установить в размере 4 процентов от прошлогоднего ФОТ. Если же произошли существенные изменения, сумму внутреннего лимита придется скорректировать в соответствии с ними.

Относить к представительским тратам фирмы следует средства, израсходованные на проведение официального приема как для действующих или потенциальных контрагентов, так и для собственных участников, прибывших на заседание руководящего органа.

Термин «расходы на проведение официального приема» имеет весьма широкое толкование. Поэтому дабы компании не списали в состав расходов все, что только можно, законодатели конкретно оговорили перечень расходов, признаваемых представительскими (п. 2 ст. 264 НК). К ним относятся затраты:

– на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

– на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Правда, несмотря на то что данный перечень является закрытым, споры вокруг него не утихают. А посему в целях минимизации рисков среди неоднозначных расходов компании следует выделить те, от которых в кризисное время можно безболезненно отказаться.

Представительско-необязательные расходы

Так, например, организовать прием своих деловых партнеров вполне можно, отказавшись от таких «излишков», как приобретение букетов и конфет, тем более что вопросы отнесения их стоимости к представительским расходам вызывают немало споров между налоговиками и компаниями.

Вполне естественно, что инспекторы в данном вопросе высказываются категорически против (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777). А вот мнения судей разделились. Одни арбитры считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму конфетно-букетных расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Другие же высказываются против этого (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. № А29-1822/2005а).

Еще одним «яблоком раздора» между налоговиками и компаниями является вопрос, касающийся включения в состав представительских расходов затрат на приобретение спиртного для официального приема.

Изначально налоговики запрещали уменьшать прибыль на сумму «пьяных» расходов (письмо УМНС по Московской области от 10 апреля 2004 г. № 04-27/03000). Однако впоследствии подход к данному вопросу кардинально поменялся.

Свою благосклонность к отнесению расходов на алкоголь в состав представительских затрат эксперты Минфина высказали в письме от 16 августа 2006 года № 03-03-04/4/136. Впрочем, сделать это компании смогут лишь при условии, что угощение в виде спиртных напитков экономически обоснованно при проведении официального делового приема. Вполне понятно, что обосновать покупку алкоголя для деловой встречи – дело чрезвычайно трудное хотя бы потому, что подобное «угощение» отнюдь не способствует налаживанию деловых связей. Поэтому компаниям можно посоветовать во избежание споров с налоговиками исключить из банкетного меню алкогольное «сопровождение».

Могут у фирмы возникнуть проблемы и с включением в состав представительских расходов стоимости железнодорожных или авиабилетов, предоставляемых фирмой-организатором иногородним контрагентам, а также платы за их проживание в гостинице.

Мнение налоговиков и финансистов в данном вопросе однозначно. Ни стоимость авиа- и железнодорожных билетов, ни плата за проживание в гостинице уменьшать налогооблагаемую прибыль не могут (письма УФНС по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748 и Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).

В то же время позиция судей в подобных случаях более лояльна. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 16 марта 2006 года № А72-5959/05-6/450 по делу № А72-5629/05-6/435 поддержал налогоплательщика, включившего в представительские расходы стоимость оплаченного им проезда прибывших на официальный прием гостей. А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 года № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) посчитал правомерным отнесение затрат на проживание представителей иногородних компаний в состав представительских расходов.

Правда, если компания все же не желает доводить дело до суда, она вполне может отказаться от данного вида расходов. Дело в том, что представители ее иногородних деловых партнеров, которые будут присутствовать на официальном приеме, как правило, находятся во время такой встречи в командировке. Это означает, что их работодатель выплачивает им суточные и компенсирует командировочные расходы, к которым, в частности, относятся проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание.

Могут ли в составе представительских расходов быть учтены затраты на приобретение продуктов питания и спиртных напитков для официального приема и есть ли какие-то дополнительные ограничения именно на данный вид затрат?

Нормами действующего законодательства никаких ограничений для учета продуктов питания и алкогольной продукции для официального приема в качестве представительских расходов не установлено (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ). Указанными положениями конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.

Представители контролирующих органов неоднократно отвечали на данный вопрос, указывая, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе спиртные напитки (письма Минфина России от 26.03.2010 № 03-03-06/2/59, от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

При этом следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Никаких дополнительных ограничений именно для продуктов питания и алкогольной продукции в целях их учета в расходах при исчислении налога на прибыль не установлено.

Первое, что необходимо сделать – тщательно изучить материалы дела, выписать все процессуальные документы, подготовленные представителем противоположной стороны; посмотреть фактическое проведение других действий (визиты в суд, представление доказательств, работа со свидетелями, и др.), просмотреть протоколы судебных заседаний, обращая внимание на продолжительность судебных заседаний по времени ведения протокола.

Второе – оценить разумность или, наоборот, чрезмерность расходов на представителя с точки зрения правовых позиций Верховного суда РФ, изложенных в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 21 января 2016 г. N 1 г. Москва «О некоторых вопросах применения законодательства о возмещении издержек, связанных с рассмотрением дела», и которые заключаются в следующем:

При определении разумности могут учитываться:

объем заявленных требований,
цена иска,
сложность дела,
объем оказанных представителем услуг,
время, необходимое на подготовку им процессуальных документов,
продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

Третье – и это тоже изложено в Постановлении Пленума ВС РФ от 21 января 2016 г. N 1, это сопоставить заявленные требования с средними расценками в вашем регионе.

Четвертое – проверить тождественность объёма юридической помощи, заявленной в Соглашении (Договоре поручения) с реально оказанными услугами.

Пятое – подготовить письменные возражения по взысканию судебных расходов, дав подробный анализ всех указанных выше пунктов.

База клиентов будет предсказуемо расти за счет сарафанного радио. Чтобы удовлетворить растущий спрос, Ирина будет постепенно расширять штат бухгалтеров.

Чтобы увеличить выручку, Ирина планирует расширять спектр услуг для текущих клиентов: предоставлять юридические услуги, услуги финансового контроля и другие услуги, которые входят в ее компетенцию.

У компании быстро накапливаются финансовые резервы, что делает ее более устойчивой к изменениям на рынке. На момент написания этой статьи компания Ирины может полностью содержать себя на протяжении трех месяцев, и ресурс продолжает накапливаться.

Свободный резерв станет источником дополнительного дохода. Ирина планирует использовать овернайты и другие банковские инструменты, чтобы получать доход без значительных рисков.

Разумный характер расходов

Под разумными в сложившейся судебной практике понимаются такие расходы, которые при сравнимых обстоятельствах обычно взимаются за аналогичные услуги. Такого же мнения придерживается и ВС РФ (п. 13 Постановления № 1). При этом, согласно разъяснениями Суда, при определении разумности могут учитываться объем заявленных требований, цена иска, сложность дела, объем оказанных представителем услуг, время, необходимое на подготовку им процессуальных документов, продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

Интересно, что при сравнении стоимости аналогичных услуг рассматривается и региональный рынок, и профессиональный. Первое подразумевает, в частности, использование утвержденных советом адвокатской палаты конкретного региона минимальных ставок гонорара за оказание юридической помощи (утверждены в Воронежской, Кировской, Самарской, Омской областях, Красноярском крае и др.). Так, например, суд снизил сумму взыскиваемых расходов на оплату услуг представителя, руководствуясь минимальным размером адвокатского гонорара, утвержденного для Омской области, где рассматривалось дело, а не данными о стоимости юридических услуг в Москве (кстати, в Москве подобного решения совета адвокатской палаты нет) – месте нахождения представителя (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2017 г. по делу № А46-9296/2015).

Оценка стоимости аналогичных услуг на профессиональном рынке предполагает, например, сравнение ставок, установленных за представление интересов клиентов в судах по конкретной категории дел сотрудниками определенной квалификации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 сентября 2015 г. № 09АП-24910/15).

Особая оговорка касается непосредственно личности представителя. ВС РФ указал, что разумность судебных издержек на оплату услуг представителя не может быть обоснована его известностью (абз. 2 п. 13 Постановления № 1). Однако это не означает, что размер оплаты работы адвоката не может зависеть от его квалификации и опыта, полагают эксперты и советуют представлять в суд соответствующие сведения, в том числе информацию об образовании представителя, осуществляемой им преподавательской деятельности, наличии наград от общественных организаций и т. д.

Что касается цены иска, то один лишь факт существенного ее размера без учета сложности дела и объема непосредственно оказанных услуг не может влиять на сумму взыскиваемых расходов (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 21 июля 2016 г. по делу № А65-5624/2015). Но в случае, когда величина расходов на представителя значительно превышает цену иска, суд может признать эти расходы неразумными (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16 февраля 2017 г. по делу № А19-12015/2015).

Недостаточно определенным является понятие «сложность дела». Напомним, ВАС РФ в свое время попытался определить критерии сложности споров, рассматриваемых в арбитражных судах (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 1 июля 2014 г. № 167). Но единого мнения о том, какие дела считаются сложными, у судов по-прежнему нет. О высокой сложности дела, по их мнению, может свидетельствовать отсутствие единообразной судебной практики (хотя такой довод можно приводить едва ли не в каждом деле о взыскании расходов) или решений высших судебных инстанций, необходимость подготовки или сбора технической и иной документации, объем материалов дела, количество судебных заседаний (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 ноября 2016 г. по делу № А13-12622/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29 июня 2016 г. по делу № А46-2072/2015, постановление Девятого арбитражного апелляционного от 7 апреля 2017 г. по делу № А40-6730/2015).

В то же время даже при невысокой сложности дела судебные расходы могут быть взысканы в существенном размере – в случае недобросовестного процессуального поведения противоположной стороны, например преднамеренного затягивания сроков рассмотрения дела и т. д. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21 марта 2017 г. по делу № А40-79028/2014, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 2 февраля 2017 г. № Ф04-5577/14 по делу № А81-591/2014).

Под объемом оказанных услуг суды понимают конкретные действия представителя в связи с рассмотрением определенного дела. Причем если в акте приема-передачи оказанных услуг указано только, что услуги выполнены и приведена их общая стоимость, но не конкретизировано, какие действия осуществлялись и сколько стоит каждое из них, у судов возникает сомнение в разумности расходов на эти услуги (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 апреля 2017 г. № Ф09-93/17 по делу № А47-9967/2014).

Таких проблем, как правило, не возникает у юридических фирм, использующих автоматизированные системы учета оказания услуг (биллинг), поскольку в биллинговых записях содержится информация и о выполненных действиях, и о потраченном на них времени. Кстати, юристы советуют вести учет затраченного времени и в том случае, когда в договоре об оказании услуг прописан фиксированный размер вознаграждения представителя. Такие учетные данные могут предотвратить снижение заявленной к взысканию суммы расходов, так как показывают суду, сколько времени и усилий тратится на сбор доказательств, отмечает Юлий Тай.

Что необходимо доказать?

По общему правилу расходы на оплату услуг представителя, понесенные выигравшей дело стороной, взыскиваются судом с проигравшей стороны в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 АПК РФ). При этом суд может уменьшить размер возмещения по заявлению лица, с которого взыскиваются судебные расходы, если оно представит доказательства их чрезмерности (ч. 3 ст. 111 АПК РФ).

Отразить судебные издержки в бухгалтерском учете поможет «Энциклопедия решений. Учет судебных расходов» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получить полный
доступ на 3 дня бесплатно!

Фактически при рассмотрении вопроса о взыскании расходов на представителя учитывается, были ли они на самом деле понесены (действительность расходов), связь расходов с рассматриваемым делом и разумность их размера. ВС РФ подчеркнул, что лицо, взыскивающее издержки, должно доказать первые два критерия, а сторона, с которой предполагается взыскать судебные расходы, вправе доказывать их чрезмерность (п. 10, п. 11 Постановления № 1).

При этом суд не вправе уменьшать размер судебных издержек, если сторона, с которой взыскиваются расходы, не заявляет возражений и не представляет доказательств их чрезмерности, указал ВС РФ. Исключение составляют случаи, когда суд, изучив материалы дела, приходит к выводу о том, что заявленная к взысканию сумма носит явно неразумный (чрезмерный) характер (абз. 2 п. 11 Постановления № 1). Такую возможность суд охотно использует, когда лицо, с которого взыскивают расходы, – государственный орган, в таких делах судебные издержки снижаются во много раз, отметил управляющий партнер адвокатского бюро «Бартолиус» Юлий Тай в ходе организованной экспертной группой VETA конференции «Взыскание судебных расходов: практика и тенденции».

С несправедливостью такой позиции судов согласен и ведущий юрист «Пепеляев Групп» Константин Сасов. Он отметил, что практика взыскания судебных издержек в полном объеме, например с Минфина России, как это имело место в деле об обжаловании энергетической компанией письма министерства о документальном подтверждении права налогоплательщика на получение социального налогового вычета (определение ВАС РФ от 19 июня 2013 г. № ВАС-13840/12), позволит повысить качество даваемых министерством разъяснений налогового законодательства.

Кстати, ФНС России рекомендует налоговым органам при решении вопроса об инициировании судебного разбирательства с налогоплательщиками руководствоваться сложившейся судебной практикой по сходным делам, особенно актами высших судов, с целью сокращения количества проигранных споров и экономии бюджета (письмо ФНС России от 14 сентября 2007 г. № ШС-6-18/716@, письмо ФНС России от 11 мая 2007 г. № ШС-6-14/389@, письмо ФНС России от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097, приказ ФНС России от 09.02.2011 г. №ММВ-7-7/147@).

Подтверждение действительности судебных расходов предполагает представление доказательств того, что они понесены, к моменту рассмотрения заявления о взыскании расходов, не позднее. Так, при наличии договора об оказании юридических услуг и отчета о выполненной адвокатом работе по указанному договору, но отсутствии квитанции об оплате этих услуг суд может признать факт несения судебных расходов в заявленном размере недоказанным и отказать в их взыскании (постановление Арбитражного суда Московского округа от 1 марта 2017 г. по делу № А41-8865/2015). Причем кассовые документы рассматриваются судами как доказательство несения расходов даже при неправильном их оформлении, подчеркивает старший юрист Incor Alliance Кристина Валахович (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 октября 2016 г. по делу № А38-4739/2015, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 марта 2017 г. по делу № А50-15661/2015).

Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.

Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:

ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА

По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:

ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА

Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.

Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:

ДТ 68.4 – КТ 09

Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:

ДТ 99.2 — КТ 68.4

Как сократить расходы компании в кризис: восемь рабочих способов

Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
Трансфер участников до места приема и обратно.
Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
средства на развлекательную программу для участников;
стоимость экскурсий;
деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
финансы на оформление зала для мероприятия;
медицинские траты, если они потребовались;
проезд и проживание гостей;
оплата визовых услуг участников;
траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Представительские расходы и экономия на налогах

Подать в суд заявление об этом, а так же обосновать, насколько стоимость его услуг соответствует средним ценам, сложившимся в регионе, насколько обоснована стоимость оказанных юридических услуг. От правильного оформления документов, во многом зависит размер взыскания.

Внимание! У вас есть три месяца со дня вступления в силу последнего судебного акта, принятого по делу. Заявление направляйте в суд, рассматривающий дело по первой инстанции.

В заявлении указывается номер дела, дата последнего судебного акта, стороны, размер расходов.

Для подтверждения реальности издержек приложите подтверждающие документы: договоры, акты, платежные документы.

стоимость услуг превышает среднюю стоимость юридических услуг в регионе (Постановление арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 05.09.2019 г. по делу А58-1193/2018);
сложность дела, наличие сложившейся судебной практики;

В деле о взыскании задолженности по договору поставки суд снизил расходы на представителя в 6 раз: со 120 000 до 20 000 рублей (Постановление арбитражного суда Московского округа от 09.10.2020 г. по делу А40-213876/2019).

количество инстанций;

Суд снизил с 167 500 до 35 000 рублей взыскиваемые расходы на представителя, так как дело рассматривалось только в суде первой инстанции (Постановление арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.10.2020 по делу N А56-56312/2019).

затраченной время и объем услуг;

В деле N А40-256556/2018 расходы на представителя снижены с 150 000 рублей до 45 000 рублей, суд посчитал время, потраченное представителем на оказание услуг до минуты: исковое заявление составлено на 3 страницах, предварительное судебное заседание длилось 4 минуты, судебное разбирательство — 12 минут, отзыв на апелляционную жалобу ответчика составлен на 1 странице, при этом судебное заседание в апелляции длилось непродолжительное время.

Расходы на ознакомление с материалами дела, мобильную связь, отправку документов не подлежат возмещению другой стороной, так как они обычно включены в цену договора (если другое не оговорено в договоре).

Гонорар успеха может быть указан в договоре, но он не может быть взыскан с проигравшей стороны (Определение ВС РФ от 26.02.2015 года по делу А60-11353/2013).

Транспортные расходы и расходы на проживание представителя также могут быть снижены судом из-за их чрезмерности до стоимости экономного транспорта и жилья.

При определении разумности могут учитываться:

объем заявленных требований,
цена иска,
сложность дела,
объем оказанных представителем услуг,
время, необходимое на подготовку им процессуальных документов,
продолжительность рассмотрения дела и другие обстоятельства.

В марте 2018 года ко мне обратилась клиентка, ранее проигравшая дело. К ней были предъявлены требования о взыскании судебных расходов. Посчитав их чрезмерными, я взялся за это дело.

Изучение материалов дела.

Изучение материалов дела показало, что представитель подготовила 2 процессуальных документа: один стандартный (правопреемство + отмена заочного решения), второй – возражение на исковое заявление. Также представитель участвовала в двух судебных заседаниях, продолжительностью 55 мин каждое, с учётом удаления суда в совещательную комнату и оглашения резолютивной части решения, причем одно судебное заседание, опять-таки стандартное (правопреемство + отмена заочного решения). Всё! Больше каких-либо следов деятельности материалы дела не содержали.

Примечание: По поводу продолжительности судебных заседаний см. ниже

Сложность дела.

При оценки сложности дела, я обратил внимание суда на то обстоятельство, что разрешение дела зависело только лишь от установления факта отсутствия у ответчика полномочий на заключение договора простого товарищества. Собственно говоря, после проверки доверености, где таких полномочий не было, дело на этом и закончилось. Очевидно, что такое дело не может относиться к сложным.

Продолжительность рассмотрения дела.

Дополнительно я просил суд учесть, что продолжительность рассмотрения этого дела зависела, в том числе, от недобросовестного поведения первоначальной ответчицы, так как она не являлась в судебные заседания, уважительности причин неявки в материалах дела не имеется. Именно это явилось причиной необоснованных расходов на оплату помощи представителя по отмене заочного решения суда.

Изучение Соглашения (договора поручения)

Изучение соглашения (одного из четырёх) показало, что по договору был предусмотрен объём работы в суде апелляционной инстанции, 4 позиции:

оформление документов
подготовка документов в суд;
представление интересов Доверителя в суде апелляционной инстанции;
участие в судебном разбирательстве в суде апелляционной инстанции.

Однако материалы дела не содержат доказательств оформления, подготовки и подачи в суд каких-либо документов, а также представление интересов доверителя в суде апелляционной инстанции; имело место только представительство в суде.

Таким образом, Договор поручения исполнен лишь частично: 1 из 4 позиций.

О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.

В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
смета представительских расходов;
первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 по делу № А74-732/2012. В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.

Причем при составлении документов важно избегать формальностей. Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015).

Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.