Удержание оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание оплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом
Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.
Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.
Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.
Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.
Основания для появления неотработанных отпускных дней
Трудовой кодекс () гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.
Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.
Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:
- За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
- При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
- Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.
Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.
Запрет на удержание отпускных
Иногда бухгалтер мучается вопросом, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, но оказывается, что делать это не нужно. В ТК РФ перечислены ситуации, при возникновении которых лишать работника ранее выплаченных ему денег запрещено. Перечислим такие причины увольнения:
- добровольная или вынужденная ликвидация компании;
- расторжение контрактов с высшим руководством из-за смены собственника;
- призыв работника на срочную военную или альтернативную службу;
- признание сотрудника нетрудоспособным (получение травмы, инвалидности, общее ухудшение здоровья);
- отказ перейти на иную работу (должность) по медпоказаниям;
- отсутствие у нанимателя возможности предоставить сотруднику работу, соответствующую его состоянию здоровья;
- восстановление ранее уволенного специалиста в должности на основании решения инспекции по труду;
- наступление любых форс-мажорных обстоятельств, делающих невозможной дальнейшую работу предприятия.
Здесь удержание уже выплаченных отпускных противозаконно. Указанные случаи обязывают руководство компании выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при несвоевременном увольнении, а не удерживать долги с персонала.
Знание перечисленных выше правил поможет бухгалтеру грамотно подходить к вопросу исчисления сумм отпускных и удерживать переплату с персонала только в оговоренных законом ситуациях. Понимать, как производится удержание переплаты за неиспользованный сотрудником отпуск при досрочном увольнении, необходимо каждому расчетчику.
Когда образуются неотработанные отпускные дни?
Согласно ТК РФ каждый сотрудник, проработавший на предприятии 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. За весь год полагается 28 отпускных оплачиваемых дней. Оплата производится авансом за весь период отпуска из расчета дальнейшей отработки всего годового периода при выходе из отпуска.
Годовой период, за который сотруднику предоставляется отпуск, как и календарный год, равен 12 месяцам, только его отсчет начинается не с начала января, а с той даты, когда работник поступил на предприятие. Например, если начало работы состоялось 01.02.2016, то первый год его работы закончится 31.01.2017. Право взять отпуск впервые появится у сотрудника 01.08.2016.
Когда появляются неотработанные отпускные?
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
Пример расчета авансовых отпускных
Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:
- количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
- среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
Дополнительные условия:
- во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
- окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
- оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.
Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).
При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска
ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.
Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.
Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.
Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.
Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Удерживать за неотработанные дни или нет
Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.
При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.
Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).
Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
Позиция Минфина России
Итак, если с учетом 20%-ного ограничения на удержание (ч. 1, 2 ст. 138 ТК РФ) работодатель не смог удержать с работника при увольнении всю сумму задолженности за неотработанный отпуск, оставшуюся сумму работник может погасить добровольно — путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет работодателя. При этом, когда работник не соглашается на добровольный возврат излишне полученных отпускных сумм, работодатель, согласно положениям ст. 391 ТК РФ, вправе взыскать их в судебном порядке. Такие разъяснения были даны в Письме Минфина России от 25.10.2010 N 03-03-06/1/658. Таким образом, Минфин России рекомендовал работодателям обращаться в суд, если работник не хочет в добровольном порядке погасить свой долг за неотработанный отпуск.
В силу п. 1 ст. 34.2 НК РФ Минфин России вправе давать письменные разъяснения налоговым органам, налогоплательщикам, ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах. Такие письменные разъяснения предоставляются указанным лицам только в связи с выполнением ими обязанностей налогоплательщиков, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов. Указанные письменные разъяснения Минфина России имеют информационно-разъяснительный характер, не направлены неопределенному кругу лиц, не являются нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения заявителями (Письма Минфина России от 25.11.2013 N 03-05-06-02/50830, от 07.11.2013 N 03-01-13/01/47571, от 16.05.2013 N 03-02-08/17019, от 22.04.2013 N 03-02-07/1/13890, от 21.11.2012 N 03-05-06-03/88).
Это значит, что в компетенцию Минфина России не входит давать письменные разъяснения по вопросам применения трудового законодательства. Соответственно, разъяснения, данные в Письме Минфина России от 25.10.2010 N 03-03-06/1/658 по вопросам трудового законодательства, не обязательны для применения работодателями.
Необходимо также иметь в виду, что в том случае, когда письменные разъяснения Минфина России (рекомендации, разъяснения ФНС России) по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах не согласовались с решениями, постановлениями, информационными письмами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также решениями, постановлениями, письмами Верховного Суда Российской Федерации, налоговые органы начиная со дня размещения в полном объеме указанных актов и писем судов на их официальных сайтах в сети Интернет либо со дня их официального опубликования в установленном порядке при реализации своих полномочий руководствуются указанными актами и письмами судов (Письма Минфина России от 02.10.2014 N 03-04-07/49507, от 07.11.2013 N 03-01-13/01/47571, направлены налоговым органам и налогоплательщикам Письмами ФНС России от 19.11.2014 N БС-4-11/23847, от 26.11.2013 N ГД-4-3/21097).