Акт передачи сотруднику ноутбука
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт передачи сотруднику ноутбука». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Акт передачи компьютера не обязателен по закону, однако его наличие позволяет зафиксировать факт передачи оргтехники сотруднику, отразить состояние передаваемого имущества, перечислить дополнительные устройства, передаваемые вместе с компьютером.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей
Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.
Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:
- Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
- Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
- Убираете лишние (устаревшие) сведения.
При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.
Что содержится в акте
В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.
Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.
Объясняем, как правильно составить акт
Для удобства работы с документом условно разделим его на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, перечень передаваемого имущества, подписи ответственных лиц. Для соблюдения чистоты «бухучёта» следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Далее прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ООО), оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.
Ниже по документу обозначаем наименования сторон («работник» и «работодатель»), указываем ФИО их представителей, ссылаемся на уполномочивающие бумаги. Для представителя администрации это будет устав общества или доверенность, а для работника – его паспорт гражданина (серия и номер).
Следующим шагом перечисляем полный перечень имущества, который получил работник от работодателя. Если передаётся несколько объектов, допускается оформить этот блок в виде таблицы. Потребуется указать наименование объекта, его инвентарный номер и стоимость на момент передачи (с учётом амортизации). Здесь же освещаем текущее состояние ценностей, прописываем количество составленных экземпляров. Как только все важные для сторон моменты будут прописаны, можно переходить к подписанию.
Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.
Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) – главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:
На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.
Акт приема-передачи компьютера
Договор акта приема-передачи компьютера – документ-дополнение. Он выступает больше как вложение. Как правило, лист составляется между двумя особами. В некоторых ситуациях к сделке подключается третья сторона. Она необходима, чтобы подтвердить передачу имущества. Подпись уполномоченного гражданина свидетельствует, что агрегат передается без дефектов и поломок. Официальная бумага бывает двух типов: прием-передача оборудования или прием-передача имущества. Первый вариант листа оформляется, когда имущество планируется использовать как производственную мощность, во втором – как материальную ценность.
Оформляется шаблон акта приема-передачи компьютера на обычном или фирменном листе в 2 экземплярах. Если в сделке участвуют третьи особы, потребуется дополнительно составить экземпляр и для них. Отметим, каждый вариант официальной бумаги заверяется подписями участников сделки.
Акт приемки-передачи компьютера как материальной ценности
Учитывая специфику, акт приемки передачи может составляться с включением в него дополнительных граф, касающихся состояния и комплектности компьютера. В остальном передача осуществляется в соответствии с порядком передачи любого другого оборудования на ответственное хранение.
Аналогично, после подписания сторонами такого акта компьютер переходит к принимающей стороне на ответственное хранение, и вся ответственность за него возлагается с этого момента на принявшую сторону. Если компьютер хранился ненадлежащим образом, то хранитель обязан компенсировать передающей стороне ущерб в виде полной или частичной компенсации стоимости компьютера.
Бланк акта приема-передачи унифицирован (форма МХ-1), однако форма имеет рекомендательный характер и может быть изменена по усмотрению сторон. При заполнении формы в акте отражается, кроме обычной для подобных актов информации (наименования сторон, номера, даты договора хранения, даты составления акта и его номера и т. д.), наименование компьютера, его модель, комплектность и т. д.
При наличии ценной информации в компьютере по согласованию сторон может быть составлен дополнительный акт приемки-передачи. Также обязательно указывается стоимость компьютера, согласованная сторонами, и условия его хранения. Акт подписывается хранителем и поклажедателем, на него ставятся печати сторон. Составляется акт приемки-передачи в двух экземплярах – по одному на каждую из сторон.
Как правильно заполнить
Чтобы в последующем предотвратить конфликтные ситуации, связанные с неправильной эксплуатацией техники, необходимо тщательно проводить предварительную проверку и на ее основании составлять пример акта приема-передачи компьютера.
По сути, схема акта приема-передачи компьютера не отличается от оформления других документов. В бланке указывается:
- наименование;
- номер и дата составления листа;
- сведения об агрегате;
- информация о технических неполадках, если таковые имеются;
- информация об элементах, входящих в комплектацию технических приборов;
- подписи участников сделки.
Чтобы правильно составить договор, необходимо:
- В первой части прописать название бланка, дату и город, в котором он составлен.
- Указать полностью название организации, которая передает оборудование. Здесь же прописать должность представителя и документ, на основании которого он числится на предприятии.
- Прописать сведения о второй стороне сделки: название компании, должность представителя и нормативные акты, на основании которых он работает в фирме.
- В основной части написать информацию относительно факта передачи оборудования.
- В основной части также указать информацию о состоянии техники. Если у имущества есть дефекты, оно плохо работает, это обязательно нужно зафиксировать. Для этого потребуется отдельная бумага.
- Указать, что принимающая сторона не имеет никаких претензий к качеству и работе оборудования.
- В следующем параграфе прописать стоимость оборудования и информацию об НДС.
- В конце расположить сведения об ответственности участников сделки, и количестве экземпляров договора.
Обратите внимание: контракт обязательно заверяется подписями сторон или их доверенных лиц. Можно дополнительно проставить печати, но это не обязательно, т.к. с 2016 года наличие печати на юридических документах имеет добровольный характер.
Вопрос: Работодатель выдает работнику ноутбук, который работник может вывозить из офиса, т.е. он работает за ноутбуком в офисе на рабочем месте, но также может забирать его домой и пользоваться в личных целях. Возникает ли в данном случае полная материальная ответственность работника за сохранность ноутбука? Какой документ необходимо оформить для полной материальной ответственности за выданный ноутбук: договор о материальной ответственности или акт приема-передачи ноутбука? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», июнь 2016 г.)
Работодатель выдает работнику ноутбук, который работник может вывозить из офиса, т.е. он работает за ноутбуком в офисе на рабочем месте, но также может забирать его домой и пользоваться в личных целях. Возникает ли в данном случае полная материальная ответственность работника за сохранность ноутбука? Какой документ необходимо оформить для полной материальной ответственности за выданный ноутбук: договор о материальной ответственности или акт приема-передачи ноутбука?
Можно оформить договор о материальной ответственности, при передаче ноутбука необходимо оформить акт приема-передачи материальной ценности.
В соответствии с ч. 1 ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», июнь 2016 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Текст акта делится на три основных блока
Шапка содержит:
- Название документа;
- Адрес и время подписания;
- Данные передающей стороны (название и реквизиты организации, либо ФИО и ОГРНИП для ИП, ФИО и должность ответственного представителя стороны);
- Данные сотрудника, которому передаётся оборудование;
- Документ, на основании которого происходит передача (распоряжение, трудовой договор и т.д.);
Основной блок для удобства следует формировать в виде таблицы. Он содержит:
- Список объектов передачи.
- Наименование;
- Порядковые и инвентарные номера;
- Количество объектов;
- Стоимость по позициям;
Ниже делается запись о проведённом осмотре объектов и отсутствии взаимных претензий по его результатам у обеих сторон. Необходимо также указать количество заверенных копий документа (как правило по одному экземпляру для каждой их сторон).
В поле для подписей документ заверяют живыми подписями с обязательной расшифровкой представители обеих сторон.
Важно! Документ следует подписывать после тщательного осмотра и проверки работоспособности оборудования, так как с момента подписания акта на принимающую сторону ложится полная материальная ответственность за объекты передачи.
Кто пишет и подписывает официальную бумагу
При оформлении акта приема-передачи материальных ценностей работнику, важно знать, кто и как должен писать и подписывать эту официальную бумагу.
Акт приема-передачи материальных ценностей (ТМЦ) составляется для оформления факта передачи материальных ценностей от одного лица (ответственного лица или склада) другому лицу (работнику).
Для составления акта приема-передачи необходимо указать, какие материальные ценности передаются и как их следует использовать. В акте также должны быть указаны фамилии и должности работников, а также подписи ответственного лица и получателя.
Акт приема-передачи материальных ценностей подписывает ответственное лицо, которое осуществляет передачу вещей. Работник, получающий материальные ценности, должен также подписать акт на прием.
Обычно акт приема-передачи составляется в двух экземплярах: один остается у ответственного лица, а второй передается работнику.
Акт приемки-передачи компьютера как оборудования
Таким актом осуществляется передача компьютера во временное пользование (форма акта №ОЗ-1). Он носит название «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств».
Представим ситуацию. Предприятие своему работнику (например, бухгалтеру-совместителю) передает во временное пользование компьютер для работы дома. Каким образом можно оформить передачу компьютера в данном случае?
Передача компьютера может оформляться двумя путями: составлением и подписанием договора аренды или договоров займа (предоставления компьютера во временное пользование). Разница между такими договорами следующая. Договор аренды является возмездным, т.е. арендатор обязан платить арендодателю за использование компьютера. Договор ссуды – безвозмездный. Передача компьютера своему работнику происходит по договору ссуды, а непосредственная передача происходит с подписанием акта приемки-передачи.
Оформляется такой акт аналогично акту передачи компьютера как материальной ценности с той лишь разницей, что, кроме ответственного хранения, предполагается эксплуатация компьютера.
Акт приемки-передачи компьютера как материальной ценности
Учитывая специфику, акт приемки передачи может составляться с включением в него дополнительных граф, касающихся состояния и комплектности компьютера. В остальном передача осуществляется в соответствии с порядком передачи любого другого оборудования на ответственное хранение.
Аналогично, после подписания сторонами такого акта компьютер переходит к принимающей стороне на ответственное хранение, и вся ответственность за него возлагается с этого момента на принявшую сторону. Если компьютер хранился ненадлежащим образом, то хранитель обязан компенсировать передающей стороне ущерб в виде полной или частичной компенсации стоимости компьютера.
Бланк акта приема-передачи унифицирован (форма МХ-1), однако форма имеет рекомендательный характер и может быть изменена по усмотрению сторон. При заполнении формы в акте отражается, кроме обычной для подобных актов информации (наименования сторон, номера, даты договора хранения, даты составления акта и его номера и т. д.), наименование компьютера, его модель, комплектность и т. д.
При наличии ценной информации в компьютере по согласованию сторон может быть составлен дополнительный акт приемки-передачи. Также обязательно указывается стоимость компьютера, согласованная сторонами, и условия его хранения. Акт подписывается хранителем и поклажедателем, на него ставятся печати сторон. Составляется акт приемки-передачи в двух экземплярах – по одному на каждую из сторон.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Документ составляется минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель — юридическое лицо, то полномочия представителя — физического лица подтверждаются доверенностью.
Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта обязательно отражается в договоре. Саму форму желательно сделать как приложение к договору. В этом случае простой образец акта приема-передачи товара имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии такого образца можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.
Наличие такого документа, как акт передачи материальных ценностей, оказывается очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приемки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приема товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров являются следующие факты, отраженные в документе:
- материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
- отсутствует расхождение по качеству и количеству;
- доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
- претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.
Акт установки материальных ценностей
Завершающим этапом установки материальных ценностей, который закрепляет, что работы по установке проведены в полном объеме, является акт установки матценностей. Для его составления привлекается комиссия. Собственный образец акта закрепляется в учетной политике компании. Условно любой акт установки делится на три части:
- вводная или идентифицирующая (название и номер документа, дата составления и подписания, информация о компании и членах комиссии);
- основная. Описываются установленные активы и место установки. Если используется несколько наименований – можно оформить эту часть в виде таблицы;
- заключительная. Это подписи членов комиссии и руководителя организации.