Ответ на коммерческое предложение о сотрудничестве
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ на коммерческое предложение о сотрудничестве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Гражданское законодательство не обязывает получателя предложения хоть как-то на него реагировать. Ответ имеет место лишь в тех случаях, когда организация действительно заинтересована в сотрудничестве. Здесь существует два варианта развития событий: предложение принимается как есть, в первозданном виде, либо имеют место какие-либо замечания, корректировки по условиям сделки. В любом случае придётся дать обратную связь.
Рассказываем, как правильно ответить на предложение
Первый шаг – обозначение получателя и отправителя. Под этот блок выделяется правый верхний угол листа бумаги. В шапке документа мы пропишем ФИО руководителя фирмы-получателя, её полное наименование с указанием организационно-правовой формы, а также должность руководителя. Затем оставляем идентичный набор данных о себе и своём предприятии.
Второй шаг – указание на сам факт получения предложения о сотрудничестве, его рассмотрения. То, как будет выглядеть следующий блок, зависит исключительно от намерений предприятия и условий предложенной сделки. Если получателя устраивает предложение, просто выражаем своё согласие на подписание. Аналогично будет выглядеть и вариант с отказом. Самый развёрнутый ответ будет иметь место в тех случаях, когда получатель намерен согласовывать условия договора.
Третий шаг – согласование. Он является факультативным, в двух из трёх вышеперечисленных случаях пропускается. Составитель должен указать на конкретные пункты, которые он бы хотел видеть в иной редакции.
Письмо-согласие на проведение аудита
Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.
ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит.
Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.
Составление письма-отказа от сотрудничества
Уважаемый [ФИО получателя],
Мы хотим выразить нашу благодарность за проявленный интерес к сотрудничеству с нашей компанией. Однако, мы вынуждены сообщить, что не можем принять ваше предложение на данный момент.
Несмотря на то, что мы признаем ценность и качество ваших продуктов/услуг, в связи с текущими обстоятельствами и стратегическими целями нашей компании, мы не можем продолжить сотрудничество в данный период времени.
Хотелось бы подчеркнуть, что принятие решения об отказе от сотрудничества не отражает наше мнение о вашей компании и вашей готовности предложить высококачественные продукты/услуги.
Мы благодарим вас за проявленный интерес и желаем вам успехов в дальнейшей работе. Возможно, в будущем наши компании найдут общую платформу для сотрудничества.
С уважением,
[Ваше имя]
Пример письма-отказа от электронного документооборота (ЭДО)
Уважаемый партнер,
Спасибо вам за предложение о сотрудничестве в области электронного документооборота (ЭДО). Мы внимательно рассмотрели ваше предложение и приняли решение отказаться от данного вида сотрудничества.
Причиной нашего отказа является то, что мы в данный момент не готовы внедрять систему ЭДО в нашу компанию. Мы оценили все преимущества, которые предоставляет этот вид документооборота, однако, в настоящее время у нас имеются другие приоритеты и задачи, которые требуют более активного участия.
Мы благодарим вас за интерес к нашей компании и надеемся на дальнейшее сотрудничество в других областях. Мы всегда открыты к новым предложениям и готовы рассмотреть возможность сотрудничества в будущем.
Гражданское законодательство не обязывает получателя предложения хоть как-то на него реагировать. Ответ имеет место лишь в тех случаях, когда организация действительно заинтересована в сотрудничестве. Здесь существует два варианта развития событий: предложение принимается как есть, в первозданном виде, либо имеют место какие-либо замечания, корректировки по условиям сделки. В любом случае придётся дать обратную связь.
Отправить ответ рекомендуется тем же способом, каким и было получено само предложение. Как правило, такого рода официальные бумаги рассылаются посредством электронной почты. Исключением является разве что длительный период обсуждения условий, когда предприятия уже перешли на бумажные варианты, общаются путём отправления заказных писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:
- Можно отказать в неактуальных предложениях
- Не согласиться на сотрудничество
- Отказаться от требований
- Отказаться выполнять определенный объем работы
- Отказ в принятии на работу
Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо. Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо. Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.
Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.
Важно помнить правила:
- Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
- Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
- Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
- После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
- Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
- Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
- Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
- Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.
Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.
Структура КП (экран убеждения)
Задача первого экрана: дать максимум продающей информации и обойти рекламный фильтр. Второго – доказать, что это верный выбор.
Продавать надо фактами и цифрами, а не обещаниями и лирикой. Когда фактов недостаточно, то делайте выгоды сильнее. Играйте НЕ словами, а смыслами. Пусть КП будет невыгодное для вас, но ведь задача коммерческого предложение – установить контакт с Клиентом. Получить горячий отклик (звонок, письмо), а не продать в лоб.
Продавайте НЕ словами, а смыслами.
Что использовать для убеждения:
- структура, где каждый подзаголовок – это что-то важно для получателя;
- примеры использования и результаты (ссылки на подтверждение ваших слов);
- закрытие 2 – 3 возражений, которые возникнут при прочтении верхней части;
- больше продающей информации о товаре /услуге (характеристики, преимущества, описание, если это сложный продукт);
- список клиентов и партнёров;
- дополнительную ценность предложения;
- расширенные гарантии (важно убедить человека, что они ничем не рискует);
- обоснованное ограничение предложения.
Переписка с физическими лицами
Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.
Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:
- Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
- Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
- Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
- Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер…», «В ответ на Ваш запрос…» или же «Сообщаем Вам…».
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
- в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
- оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
- проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
- выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
- использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
- преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
- в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
- если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
- если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.
Письмо предложение о сотрудничестве (образцы)
Важно
Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании. Нужна ли благодарность Еще один немаловажный момент предложения о сотрудничестве – благодарность. В конце подобных писем в обязательном порядке должна стоять благодарность за уделенное время и прочтенное письмо.
Это говорит как о серьезности организации, так и об элементарной вежливости за отнятое время у оппонента. Подобные письма не будут содержать благодарности по умолчанию, так как это индивидуальный подход каждой организации к своему потенциальному партнеру или клиенту. Отправление Итак, каким способом лучше всего отправить письмо-предложение о сотрудничестве (образец представлен ранее)? Сделать это можно по-разному, каждая организация выбирает для себя более приемлемый и удобный вариант. Рассмотрим самые распространенные:
- Электронная почта.
Письмо с предложением о сотрудничестве
Письмо №1 Уважаемый Виктор Александрович, Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность. Мой друг Александр, с которым я неоднократно работал над общими проектами, имеет профильное образование.
Он активно работает в сфере рекламы и маркетинга на протяжении нескольких лет, и среди его клиентов есть такие компании как «Металлоинвест», «МегаФон» и «Автомир». Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.
Я проинформировал его о возможности работать в Вашей компании, и Александр очень заинтересовался этим.
Пример коммерческого предложения
В статье предлагаем прямо сейчас разобрать пример классического холодного коммерческого предложения для продавца электроники, единственной торговой площадкой которого является паблик ВКонтакте.
Заголовок. Разработка и запуск интернет-магазина под ключ за 30 дней.
Лид. Большая часть Ваших потребителей ищут товары в поиске Яндекс и Google. Используя для продаж только социальные сети, Вы теряете до 70% потенциальных клиентов и недополучаете порядка 10 млн рублей в год.
Оффер. Мы предлагаем разработку интернет-магазина, с которым Вы сможете закрывать втрое больше продаж. Всего за 30 дней Вы получите функциональный и готовый к запуску сайт, удобный для покупателей и менеджеров.
Основная часть. При разработке сайта под ключ мы берем на себя:
- создание дизайн-макета;
- верстку;
- программирование;
- наполнение;
- запуск в Интернете.