Выдача подотчетных сумм работникам 2024 назначение платежа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача подотчетных сумм работникам 2024 назначение платежа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника например, кредитов , блокировкой карточки работника. Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.
Заполнение поля «21», «24» и «101»
Поле «21» (очередность платежа) имеет особое значение в ситуации, когда на расчетном счете нет либо мало денег. Тогда платежки выполняются по очереди, которая указана именно в этом поле. Для него предусмотрены значения:
- «1» — различного рода удержания по исполнительным документам, например, алименты;
- «2» — заработок, вознаграждение автору, выходное пособие по исполнит. документам;
- «3» — оплата согласно трудовому договору с погашением долгов в ПФР, ИФНС, ФСС, ФОМС;
- «4» — перечисления по исполнит. производствам, прочим требованиям;
- «5» — текущие перечисления (платежи в фонды, налоговую, по документам согласно календарной очередности).
Поле «24» (назначение перечисляемого платежа) при перечислении заработка сотруднику должно включать:
- наименование выплаты, например: «зарплата за март 2023 г.»;
- период, за который выплачивают деньги;
- ФИО сотрудника, которому производят выплату;
- реквизиты ведомости.
Если у нанимателя есть исполнительный лист, по которому нужно удержать деньги из зарплаты работника, в поле «24» проставляют сумму взыскания. Соответственно, если ничего не удерживается, то сумму взыскания не указывают.
Поле «101» — статус плательщика. Особенность его заполнения заключается в том, что при уплате долгов через судебных приставов заполняют одновременно:
- поле «101», указывая в нем код «31»;
- поле «22», указывая в нем УИН, который сообщил получатель (если не сообщил, то его не заполняют).
Как возвратить ошибочно полученные денежные средства?
Если к вам на расчетный счет «упали» случайно деньги, то радоваться не нужно
Не важно физическое вы лицо или юридическое, то вы должны знать о существовании в ГК РФ статьи 1107, которая не только обязывает деньги возвратить незамедлительно, но и предупреждает об ответственности за несвоевременный возврат
Пункт 2 статьи 1107 Гражданского кодекса РФ гласит, что возврат неосновательного обогащения могут сопроводить проценты за использование чужих средств. Процентная ставка определяется Банком России в соответствии с периодом (статья 395 ГК РФ).
Итак, если вы в банковской выписке обнаружили ошибочное поступление или же вам об этом сообщил контрагент, то незамедлительно уведомите об этом банк.
Уведомление банка производится письменно в произвольной форме. Заявление на возврат может быть также сделано по внутреннему регламенту банка. Смотрите по ситуации.
Уведомление сделать нужно в первые десять дней после выявления ошибки. Банк реагировать будет в зависимости от условий договора.
Два варианта реакции банка:
- если банк имеет возможность безакцептно списывать ошибочные суммы, то он сделает это, не дожидаясь распоряжения вашего контрагента. Этот случай самый желанный, то есть проблема решится в кратчайшие сроки;
- если банку не предоставлено право безакцептного списания ошибочно зачисленных сумм, то он будет ожидать распоряжение вашего контрагента.
Как отчитываться работнику
Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.
На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.
Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.
Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).
Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму можно .
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Порядок эмиссии выставочных денег
Выдача денег под выставки регулируется новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Сотрудники организации, находящиеся в командировке, могут заранее подать заявление на выдачу денег за свой счет, если они хотят использовать их на командировочные расходы.
Основным правилом заполнения заявления на выдачу аванса является указание цели и суммы расходов. Работник должен точно перечислить, на что он собирается потратить деньги во время командировки, т.е. на проезд, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, наличными или перечисляться на банковскую карту сотрудника. Это регулируется правилами организации. Однако в целях контроля и прозрачности все расходы должны быть подотчетны и тщательно документированы.
По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о затратах, отражающий все расходы, произведенные в интересах агентства. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в агентство в установленные сроки.
После проверки и подтверждения правильности отчета сотруднику возмещаются расходы, указанные в отчете. Возмещение может осуществляться в виде денежной выплаты или путем удержания суммы из следующей зарплаты.
Если сотрудник тратит личные деньги
Если сотрудник тратит личные деньги на благо организации, он может получить их в соответствии с новыми правилами ведения субсчетов на 2023 год. Для этого необходимо заполнить специальную форму — расходную ведомость. В ведомости указываются все декларации о расходах и их суммы.
После заполнения формы расходной ведомости сотрудник должен предоставить ее в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы заявлены и соответствуют правилам составления ведомости, то работник может получить компенсацию наличными или банковской картой.
Однако если сумма расходов превышает установленные агентством лимиты, сотрудник должен представить отчет о расходах с указанием всех сумм и их назначения. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами и представлен в казначейство для проверки и утверждения.
Важно отметить, что работник имеет право на продвижение перед командировкой или переездом, если это предусмотрено правилами организации. В качестве альтернативы, если сотрудник не может внести деньги на счет во время командировки, ему может быть предложено внести аванс.
Помимо наличных денег, работник может получить компенсацию расходов в виде перевода на свою банковскую карту. В этом случае работник должен перечислить деньги, предоставив соответствующие реквизиты банковской карты.
Таким образом, если сотрудник тратит личные деньги в интересах организации, он может вернуться к новым правилам отчетности в 2023 году. При превышении лимита обязательно составляется отчет о расходах. Расчеты по остаткам денежных средств могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.
Если работник потратил личные деньги
Если работник затратил личные деньги на нужды организации, то возникают определенные проблемы, которые должны быть регулируются новыми правилами подотчета в 2023 году.
В таком случае, работник должен обязательно оформить заявление о предоставлении денег подотчет. По этому заявлению организация должна выдать работнику специальную подотчетную карту или указать реквизиты для перечисления денег на банковскую карту работника.
Как только работник получит подотчетную карту или реквизиты для перечисления денег, можно начать работать с этими средствами по поручению организации. Работник должен точно написать отчет о расходовании денег по каждому платежному поручению или использованию подотчетной карты.
Если работник потратил личные деньги на нужды организации, то он имеет право на компенсацию этих расходов. Для этого нужно представить все необходимые документы, подтверждающие факт потраченных средств.
Если работник не предоставит отчет или документы о расходах, возможна блокировка его подотчетной карты или перечисление компенсации минус сумма потраченных личных денег. Это в интересах организации, чтобы работники использовали подотчетные деньги только по назначению и не злоупотребляли этим правом.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности.
Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его.
Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются.
Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Как происходит выдача
Деньги под отчёт могут выдаваться как наличными, так и на зарплатную карту сотрудника.
Для того, чтобы были возможны безналичные операции с подотчётными деньгами, необходимо:
- Закрепить в бухгалтерской учётной политике, а также в локальных нормативных актах, что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника.
- Чтобы работник, который будет принимать подотчётную сумму, написал заявление, в котором просит перечислить необходимую сумму ему на карту и указал реквизиты своего счёта.
- Указать в платежном поручении в поле «Назначение платежа», что перечисленные средства являются подотчетными.
- Разработать и закрепить в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту.
- Попросить подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.