Справка что сотрудник был в командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка что сотрудник был в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Единого правильного образца такого документа не существует — её можно составлять в произвольной форме. Обычно справку о нахождении в командировке оформляют на фирменном бланке учреждения, а если его нет — на обычном листе.

Кем осуществляется выдача справки?

Выдать данный документ может любой сотрудник отдела кадров, который имеет доступ к соответствующим сведениям. Но, их поиск и дальнейшее использование допустимо только на основе распоряжения руководителя организации. Максимальный срок оформления составляет 3 дня, начиная с момента подачи работником письменного запроса.

Согласно ТК РФ, получить справку о направлении в командировку имеет право любой сотрудник, как и другие документы о совершении трудовой деятельности. При этом любая заявка сотрудника должна быть обязательно рассмотрена. Прошение подается в отдел кадров организации, где фиксируются все сведения о служебных поездках, либо секретарю руководителя. Если нет отдела кадров, документ выдается лично руководителем.

Образец справки о командировке

Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.

Информация в справке должна соответствовать действительности, поэтому опираться нужно на распорядительную документацию по предприятию. У каждой справки должен быть порядковый номер в системе исходящего документооборота.

По правилам, сотрудник должен подготовить письменный запрос за оформление справки о командировке. Тогда у него будет гарантия того, что она будет готова в течение 3 дней. Если с руководством сложились доверительные отношения, то можно попросить устно. Если же есть опасения, что в 3-дневный срок её не подготовят, нужно писать заявление.

Для того чтобы оформить справку, ответственный сотрудник должен опираться на сведения, указанные в следующих документах:

• в приказе о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку;
• в командировочном удостоверении, в котором прописывается дата отъезда и дата приезда;
• в проездных документах, которые подтверждают отсутствие в конкретный календарный период;
• в отчёте о выполнении работником задания в поездке.

Делать ссылку на эти документы нет необходимости. Справка заверяется подписью руководителя и печатью организации, что даёт гарантию достоверности указанных данных.

Типовая форма справки не утверждена на законодательном уровне, поэтому оформляется она в произвольной форме. Как правило, для этого используют фирменный бланк предприятия, на котором уже указана основанная информация о работодателе.

Если же такой бланк не разработан, то нужно указать следующие сведения:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Потом указывается название документа. В «теле» справки нужно отразить:

• полностью ФИО сотрудника;
• его должность;
• если предприятие крупное, то наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
• данные о поездке – название одного или нескольких населённых пунктов, календарные даты нахождения в них, точный маршрут;
• причину выдачи. Как правило, работодатель не вникает в этот нюанс, поэтому указывают «по месту требования»;
• подпись ответственного лица, подпись руководителя, печать организации и дату выдачи.

Справка расчет по командировке

Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.

Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:

• его название;
• дату составления;
• номер справки по порядку;
• дату составления.

Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:

• номер по порядку;
• ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• реквизиты приказа о направлении его в командировку;
• потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
• установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
• дату отъезда и дату приезда;
• количество дней поездки;
• конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.

Как составляется справка о командировке?

Справка о командировке может оформлена на листе формата А4 или на фирменной бланке компании, в зависимости от места требования.

Унифицированной формы справки о командировке не существует, а потому она составляется в произвольном порядке или по образцу, утвержденному внутренними актами компании. Текст справки и содержащаяся в ней информация будет зависеть от того, куда сотрудник намерен ее передать. В тексте документа непременно указываются:

• кому предназначена справка (может быть указан адресат, или прописана общая фраза “по месту требования”);
• название бумаги;
• дата составления справки и порядковый (регистрационный) номер документа;
• место оформления справки;

Справка с работы о командировке

Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.

Справка о командировке с места работы может понадобиться:

• суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
• при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
• по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
• для получения визы для въезда в другую страну;
• управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
• в иные инстанции.

Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.

Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.

Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.

Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.

справки о командировке работника

Подтверждение нахождения в командировке

Утвержденная форма справки с места работы отсутствует. Этот документ составляется в произвольной форме, однако прежде, чем обратиться к работодателю за справкой, необходимо ознакомиться с требованиями к документу, предъявляемыми в конкретном консульстве.

В консульский отдел посольства или консульство иностранного государства представляется оригинал справки с места работы, составленной на официальном бланке работодателя и включающей следующие сведения:

• реквизиты фирмы-работодателя (наименование, адрес, телефон, сведения о регистрации);
• название документа – «справка»;
• реквизиты документа – дату и номер;
• указание на место требования справки (например «в Генеральное консульство Италии
  в Санкт-Петербурге» или «для предъявления по месту требования»);
• данные работника, которому выдается справка, — Ф.И.О., дата рождения и др.;
• указание на то, что данный работник действительно работает у этого работодателя в настоящее время;
• с какого времени (какой период) работник работает в данной фирме;
• должность работника;
• его оклад, доход за последние полгода;
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего справку (например, кадровика).

Это общие требования, свойственные для любой справки с места работы. Особенностями справки для получения визы являются следующие положения:

• «работнику на время поездки в иностранное государство предоставлен отпуск», если цель поездки туристическая;
• если загранпоездка рабочая (например, для участия в конференции) – «работник направляется в иностранное государство в командировку с оплатой ему командировочных расходов»;
• указывается сфера деятельности работодателя;
• на справке желательно проставить подпись бухгалтера, если справка выдана другим уполномоченным лицом;
• к справке, выданной работодателем-ИП, прилагается копия свидетельства о его регистрации (выдавалось до 01.01.2017) либо лист записи в ЕГРИП (после 01.01.2017);
• если справка выдана самим гражданином (в силу своих полномочий), следует приложить документ, подтверждающий наличие у него соответствующих полномочий (например, приказ о назначении гендиректора).

В любом случае прежде, чем обратиться к работодателю за справкой в посольство для получения визы (образец смотрите ниже), необходимо получить по месту требования информацию относительно сведений, которые в обязательном порядке должен содержать данный документ.

Обычно срок действительности справки с места работы для консульства составляет не более месяца. Чтобы избежать проблем при подаче документов, желательно получить справку с места работы максимум за неделю до ее представления по месту требования, а также заранее поинтересоваться, какие требования к сроку справки предъявляются в конкретном консульстве.

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Как заполнить бланк справки о командировке

Для заполнения бланка справки о командировке требуется внимательно следовать инструкциям и предоставить все необходимые данные. Важно заполнять бланк четко и читаемо, чтобы избежать недоразумений и задержек.

1. В левом верхнем углу бланка укажите название компании, ее адрес и контактные данные.

2. Ниже укажите свое ФИО и должность в компании.

3. В следующей строке укажите ФИО начальника или руководителя, которому будет подотчетна справка.

4. Укажите дату написания справки.

5. В разделе «Цель командировки» укажите причину, по которой вам необходимо отправиться в командировку. Например, это может быть встреча с клиентами, участие в конференции или проведение переговоров.

6. В разделе «Сроки командировки» укажите дату начала и окончания командировки.

7. В разделе «Место командировки» укажите город или страну, в которые вас направляют.

8. Если вам потребуется аванс или компенсация расходов, укажите соответствующую сумму в разделе «Расходы».

9. В последней части бланка оставьте место для подписи справки и печати компании.

Проверьте правильность заполнения бланка и не забудьте подписать его перед предоставлением начальнику или руководителю. Важно также сохранить копию справки себе.

Как правильно заполнить справку о командировке

Для того чтобы правильно заполнить справку о командировке, необходимо следовать определенной структуре и указать все необходимые данные. В документе должна быть четко указана информация о сотруднике и о поездке.

При заполнении справки о командировке следует обратить внимание на следующие этапы:

1. Заголовок: В верхней части документа необходимо указать название организации, а также название и вид документа — «Справка о командировке».
2. Информация о сотруднике: Далее следует указать ФИО сотрудника, его должность и табельный номер. Также необходимо указать подразделение, в котором работает сотрудник.
3. Цель и сроки командировки: В данном разделе справки необходимо указать цель командировки и сроки ее проведения. При указании сроков следует указать дату начала и окончания командировки.
4. Место и адрес командировки: В этом разделе необходимо указать место проведения командировки и его адрес.
5. Ожидаемые результаты: Здесь необходимо описать ожидаемые результаты командировки и показатели ее эффективности.
6. Финансовые вопросы: Данный раздел справки предназначен для указания информации о расчетах и возмещении затрат, связанных с командировкой.
7. Подписи и печать: В конце справки необходимо оставить место для подписи сотрудника и руководителя организации, а также для печати.

При заполнении справки о командировке важно быть внимательным и не допускать ошибок. После заполнения документа следует проверить правильность указанных данных и убедиться, что все поля заполнены корректно.

Заполнив справку о командировке в соответствии с указанными требованиями, сотрудник сможет быть уверенным в том, что не допустит ошибок и предоставит полную и достоверную информацию о своей поездке.

Подготовьте сопроводительные документы

Получение справки о командировке для работника требует наличия определенных сопроводительных документов. Вам необходимо подготовить следующие документы:

1. Заявление о командировке, оформленное в соответствии с внутренними правилами вашей организации. В заявлении необходимо указать цель командировки, место и даты проведения, а также сроки командировки.
2. Приказ о командировке, выданный руководителем организации. Приказ должен содержать информацию о работнике, его должности, месте назначения командировки, сроке и цели командировки.
3. Копии документов, подтверждающих необходимость командировки. Это могут быть приглашение от партнера или заказчика, программы мероприятий, бронирование гостиницы и другие документы, связанные с целью командировки.
4. Копии документов, подтверждающих расходы работника во время командировки. Это могут быть квитанции об оплате проезда, проживания, питания, билеты на мероприятия и прочие расходы.
5. Удостоверение личности работника (паспорт) для подтверждения его личности.
6. Копия договора трудового правоотношения с работником, чтобы подтвердить его привязанность к организации и его право на командировку.

Подготовка всех необходимых документов заранее поможет избежать задержек и ускорит процесс оформления справки о командировке для работника.

Справка расчет по командировке

Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.

Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:

• его название;
• дату составления;
• номер справки по порядку;
• дату составления.

Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:

• номер по порядку;
• ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• реквизиты приказа о направлении его в командировку;
• потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
• установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
• дату отъезда и дату приезда;
• количество дней поездки;
• конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.

Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.

Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.

Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.

В каких случаях оформляется?

Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.

Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:

• Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
• Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
• Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
• Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
• Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
• В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.

Справка о командировке — правила составления

Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.

Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:

• название данной справки;
• данные о том, кому она предоставляется;
• дата и место заполнения формы;
• информация, подтверждающая место работы сотрудника;
• подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
• подпись руководителя и обязательно печать организации.

Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.

Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.

Как получить справку о командировке

1. Обратитесь к своему начальнику или отделу кадров. После получения утверждающего решения, вам будут предоставлены необходимые документы.
2. Заполните заявление на командировку. В заявлении укажите цель командировки, место и дату, а также сроки предполагаемого отсутствия.
3. Приложите к заявлению копии необходимых документов. Обычно это копия приглашения на командировку, договора, направления к начальнику и других необходимых документов.
4. Сдайте заполненное заявление и приложенные к нему документы в отдел кадров или там, где в вашей организации обычно оформляются командировки.
5. Ожидайте подтверждения справки о командировке. Обычно справка оформляется в течение нескольких рабочих дней. Если необходимо получить справку в срочном порядке, уточните возможность ускорить процесс сотрудников отдела.
6. После оформления справки заберите документ в отделе кадров или в месте, указанном в вашей организации.

Получение справки о командировке является важной процедурой, которая позволяет иметь официальное подтверждение нахождения сотрудника в командировке. Убедитесь, что вы ознакомились со всеми требованиями и сроками оформления справки в своей организации, чтобы избежать возможных задержек и сложностей.

Важная информация о документе о командировке

Документ о командировке имеет следующие основные составляющие:

• Заголовок, в котором указывается тема командировки, имя и должность сотрудника.
• Информация о предприятии, включающая полное название организации и ее адрес.
• Цель командировки, которая описывает, для чего сотрудник будет находиться в командировке. Например, это может быть встреча с партнерами, участие в конференции или проведение переговоров.
• Сроки командировки, указывающие даты начала и окончания командировки. Они должны быть четко определены и соответствовать датам, указанным в распоряжении руководителя.
• Место проведения командировки, где указывается город или страна, куда отправляется сотрудник.
• Режим командировки – описание того, что сотрудник будет делать во время командировки, какие задачи ему поручены и какие ожидаются результаты.
• Расходы на командировку, где указываются все расходы, которые несет организация. Это может быть оплата проезда, проживания, питания и других необходимых услуг.
• Подписи руководителя и сотрудника, которые подтверждают согласие на командировку и обязательство выполнить все задачи, связанные с ней.

Документ о командировке является важным документом для организации и сотрудника. Он служит основанием для выплаты сотруднику пособий и возмещения расходов, а также защитой интересов сторон при возможных спорах или недоразумениях, связанных с выполнением задач во время командировки.

Похожие записи:

• 2.3. Требования к образуемым и изменённым земельным участкам
• Порядок наследования внуками по закону в 2023 году
• Разрешение на травматическое оружие 2023