Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

• работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

• работодатель знает об этом или согласен на это;

• размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Заключаем договор аренды.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

• транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

• срок аренды;

• размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

• иные условия, согласованные сторонами.

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия	Описание условий
Подача работником заявления	Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство	В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем	Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора	Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи	Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

• Топливо для заправки
• Сумма амортизации
• Затраты на ремонт и техобслуживание
• Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Как правильно оформить

Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:

• обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
• периодичность применения авто.

К заявлению прилагаются документы:

• на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
• путевой лист;
• чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

Возмещение за пользование и естественный износ машины;

Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.

А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Новости экономики и финансов СПб, России и мира

Существует несколько вариантов учета в этом случае.1. Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.В этом случае в соответствии со ст.

645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем. Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта. 2.

Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.3.

Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.

В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.4.

Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст.

252 НК РФ, где прописано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 Кодекса безвозмездная передача имущества признается реализацией и облагается НДС.Итак, наиболее выгодный с точки зрения налогообложения вариант, принять автомобили сотрудников в аренду, платить сотрудникам арендную плату, а топливные карты выдавать под отчет, с последующим списанием стоимости ГСМ на затраты, связанные с производством и реализацией продукции.В этом случае операции по приобретению топливных карт, передаче их сотрудникам и списанию ГСМ оформляют следующими бухгалтерскими записями:

Дт60 — Кт51 — перечислены денежные средства за бензин топливной компании;

Дт50 субсчет «Денежные документы» — Кт60 — оприходованы топливные карты с оплаченным бензином;Дт71 — Кт50 субсчет «Денежные документы» — выданы топливные карты под отчет;Дт10 субсчет «Топливо» — Кт71 — оприходован бензин по отчету водителя на основании чеков автозаправочных станций;Дт19 — Кт71 — выделен входной НДС по приобретенному топливу.Когда топливная компания предоставит акт, счет-фактуру, распечатку по операциям с топливными картами, делаем проводки:

Дт68 — Кт19 — принят к вычету НДС на основании полученного счета-фактуры;

Дт20 (25, 26, 44) — Кт10 субсчет «Топливо» — списан бензин в пределах норм.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!

Списание топлива по норме

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ

Особенности бухучета, или «Любимое» ПБУ 18

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

• приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
• произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
• размер компенсации с учетом законодательства
• выплата производится 1 раз в месяц
• когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

1. выплата компенсации по ТК РФ
2. заключение договор аренды
3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Похожие записи:

• Медицинская страховка в Казахстане для россиян в 2023 году
• Режим УСН 6 процентов в 2023 году
• Сколько ждать возврат налога?