Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

• подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
• представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе кадровик компании может ошибиться, указав ФИО специалиста, его дату рождения, а также уровень образования. В случае ошибки в персональных данных специалиста нужно:

• недостоверную информацию зачеркнуть чертой, затем рядом (в той же графе, что и титульный лист) указать действующую информацию;
• при этом слева внутри обложки книги написать, на основании какого документа-подтверждения произведена коррекция;
• ответственный кадровик ставит свою подпись под ссылкой, указанной на обложке книги, а также подтверждает достоверность сведений печатью предприятия.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке

Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.

Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.

Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:

• Порядковый номер;
• Дата приема на работу или увольнения;
• Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
• Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.

Ошибка в наименовании работодателя

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1 Инструкции). Касается это правило и индивидуальных предпринимателей. Поэтому надпись в книжке «ИП Кулибин И.И.» считается неверной и ее надо исправить на «Индивидуальный предприниматель Кулибин Иван Иванович (ИП Кулибин И.И.)».

К сведению. Предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников только с 6 октября 2006 г. (ст. 66 ТК РФ) . До указанной даты в их обязанность входила лишь регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления. Причем если сотрудник был принят на работу до 06.10.2006 и продолжал работать далее, то предприниматель должен был внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 N 5140-17). Тем же работникам, которые приняты на работу к ИП после этой даты, запись о работе вносится в соответствии с требованиями Инструкции в обычном порядке.

Дата вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

На проблему указания наименования организации хотелось бы обратить особое внимание. Поскольку порядкового номера у этой записи нет (п. 3.1 Инструкции), то исправления вносятся иначе. Однако порядок исправления ни одним нормативным документом не регламентируется. На наш взгляд, в случае обнаружения ошибки достаточно внести запись «В наименовании организации допущена ошибка» и далее указать правильное наименование. Номер и дата записи в этом случае не указываются.

Если ошибку допустили на действующем месте работы, то исправление можно внести в любое время (пример 7).

Пример 7.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Немыкинское районное 

 потребительское 

 общество 

 (Немыкинское Райпо) 

В наименовании 

организации допущена 

ошибка. 

 Немыкинское районное 

 потребительское 

 общество 

 (Немыкинское РайПО) 

Ошибка обнаружена сразу после увольнения

В этом случае в графу 3 вновь вносится запись об организации (ОАО «Аллегро»), а на следующей строке в графу 1 вносится следующий номер записи, в графу 2 — дата внесения исправлений (17.02.2012), в графу 3 — признание соответствующей записи недействительной и внесение правильной записи. Далее все записи, выполненные в ОАО «Аллегро», вновь заверяются подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.

Пример 12.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Открытое акционерное 

 общество "Аллегро" 

 (ОАО "Аллегро") 

 5 

 10 

 01 

2008

Принята в 

Приказ от 

административно- 

10.01.2008 N 12 

хозяйственный отдел на 

должность экономиста 

 6 

 17 

 02 

2012

Уволена по собственному

Приказ от 

желанию, пункт 3 части

17.02.2012 N 136 

первой статьи 77 

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Начальник отдела кадров

Данилова А.Н. Данилова

Подпись Печать

 Открытое акционерное 

 общество "Аллегро" 

 (ОАО "Аллегро") 

 7 

 17 

 02 

2012

Запись за номером 5 

Приказ от 

недействительна. 

10.01.2008 N 12 

Принята в 

административно- 

хозяйственный отдел на 

должность 

делопроизводителя 

Начальник отдела кадров

Данилова А.Н. Данилова

Подпись Печать

Исправление записей в трудовой книжке после увольнения

Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте, не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.

Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.

Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:

• либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;

• либо архивную справку, подтверждающую его слова.

Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»

В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.

Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.

Ошибки, которые не требуют исправлений в трудовой книжке

Как уже говорилось, что трудовая книжка является очень важным документом, который должен заполняться аккуратно и без ошибок. Но ошибки, тем не менее, встречаются, при этом существует такие ошибки, которые не нуждаются в исправлении либо не могут быть исправлены:

• Некорректно вносить все данные записи в одну строку, но при этом такие записи не считаются критичной ошибкой;
• Ошибки на титульном листе исправлять не рекомендуется, хотя в некоторых ситуациях исправление могут быть приемлемы;
• Если ошибка совершено в новом документе либо на вновь заведенном вкладыше, ошибка не исправляется, просто заводится новый документ.

Правила внесения изменений

Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:

• в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
• в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.

Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке

Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.

В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.

С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.

Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений

Неверное указание даты трудоустройства является распространенной ошибкой. Это возникает по следующей причине: оформляя трудовую книжку на шестой рабочий день с момента выхода сотрудника на работу, специалист кадровой службы указывает дату, соответствующую дню заполнения сведений. На самом деле необходимо ориентироваться на число в приказе о приеме сотрудника на работу.

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Похожие записи:

• Оформление дарственной на квартиру по договору дарения
• Какая пенсия в МЧС в 2023 году?
• Фиксированные страховые взносы ип 2023