Бумажный документооборот или ЭДО?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бумажный документооборот или ЭДО?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.

Оптимизация бизнес-процессов

Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов

Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.

Безопасность

Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.

Упрощённое представление документов в контролирующие органы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.

Освобождение места в архиве

Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.

Снижение количества ошибок

Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в этой статье).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее.

Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.

Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам.

Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Недостатки бумажного документооборота

У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:

• получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
• большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
• ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
• финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.

Эффективность электронного документооборота

Одним из главных преимуществ электронного документооборота является минимизация трудовых и временных затрат на выполнение ежедневных операций. ЭДО позволяет повысить скорость обработки и передачи документов. Документы, на обработку которых у сотрудников уходили часы, теперь можно провести по документообороту в несколько кликов.

Раньше требовалось, чтобы каждый сотрудник при работе с бумажными документами контролировал их подписание. Теперь же эту работу можно поручить только одному сотруднику, который будет проверять статусы документов и анализировать отчет по ним. Также он может отправлять бумажные документы, если по каким-то причинам партнер не может воспользоваться ЭДО.

При таком подходе процент подписания документов существенно возрастет, а сроки подписания значительно сократятся. Кроме того, не возникает необходимости звонить контрагентам и напоминать о том, что нужно подписать документы, — для этого можно вполне использовать автоматические рассылки.

ЭДО позволяет в бесперебойном режиме обмениваться документами с контрагентами. При этом его схема достаточно проста и удобна.

Преимущества электронного документооборота перед бумажным такие:

1. Сокращение трудозатрат;
2. Удобство хранения и поиска документов;
3. Все документы формируются в базе и передаются электронно;
4. Высокая скорость и большой процент подписания документов;
5. Уменьшение расходов.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО

Статья расходов	1000 бумажных документов	1000 электронных документов
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа)	18 000 руб.	—
Электронная подпись	—	2 000 руб.
Лицензия средства криптозащиты	—	1 200 руб.
Доставка	40 000 руб. заказным письмом	7 000 руб.
Итого	58 000 руб.	10 200 руб.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:

• Серверная часть;
• Клиентские рабочие места;
• Хранилище данных;
• Внедрение и техподдержка на весь период использования.

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы. Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.

• По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
• В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
• можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
• Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.

На что обращать внимание при выборе оператора EDM:

• доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
• разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
• интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
• персональные доработки СЭД для нужд компании;
• возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;

Похожие записи:

• Порядок начисления и оплаты за общедомовые нужды (ОДН)
• Изменение вида разрешенного использования земель
• Порядок увеличения уставного капитала за счет нераспределенной прибыли