Работа по двум трудовым книжкам одновременно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа по двум трудовым книжкам одновременно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Один из самых актуальных вопросов, который поднимают на сайте государственной инспекции труда ОнлайнИнспекция почти ежемесячно – что делать, если сотрудник приносит вторую трудовую книжку? Ситуация распространена потому, что долгое время считалось почти нормальным иметь две трудовые книжки, чтобы в каждую из них вносить желательные или нежелательные записи, работать одновременно на двух работах или получать более высокую пенсию.
Иногда трудовая книжка просто теряется, например, во время переезда. В таком случае сотрудник пишет заявление на получение дубликата и самостоятельно восстанавливает сведения из старого документа, например, обращается на предыдущие места работы. Если трудовую потерял работодатель, тогда он занимается восстановлением сведений и заводит дубликат. При этом старый документ может неожиданно найтись, и у сотрудника на руках будет сразу две трудовые.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Ещё одна причина, по которой человек может решить завести вторую трудовую книжку – стаж на должностях, которые не вызывают гордости или могут быть восприняты будущим работодателям с недоумением. Например, телевизионный редактор на хорошем канале попадаете под сокращение, найти работу в своей сфере не может, а деньги заканчиваются. И он устраивается продавцом в магазин. Потом удача всё же улыбается – ему предлагают работу мечты. Естественно, демонстрировать на новом месте трудовую книжку с записью из магазина не хочется. И сотрудник принимает решение об «утере» прежней трудовой и делает дубликат.
Что грозит работодателю, если у его сотрудника две трудовые?
Даже если работодатель не знает о существовании у сотрудника второй или даже нескольких трудовых книжек, он может оказаться в неприятной ситуации в случае проверки и навлечь на себя штрафные санкции.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Проблемы возникнут, например, если в результате проверки выяснится незаконное совместительство. Во избежание наказания лучше сразу же уволить работника. При этом не лишним будет сделать перерасчёт, ведь больничные и отпуска ему оплачивались так, как будто это его единственное место работы, а должны – исходя из ст. 282 ТК РФ о совместительстве. Ещё один нюанс, о котором не должен забывать работодатель: если сотрудник получал налоговую льготу (некоторые категории граждан имеют право на так называемый налоговый вычет) на двух местах работы, то это также уголовно наказуемо, так как по ст. 218 ТК РФ предусмотрено получение налогового вычета только по одному месту работы.
Как начисляется стаж по двум трудовым книжкам?
Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.
Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:
- Трудовые договоры.
- Справки с предыдущих мест работы.
- Копии приказов о приеме на службу и увольнении.
Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.
Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.
По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:
-
в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
-
в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
225-е Постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года полностью раскрывает ряд вопросов, касающихся заполнения, ведения и даже хранения трудовых книжек.
Даже в данном подзаконном акте нет четкой формулировки о том, что рассматриваемый документ должен быть у работника в единственном экземпляре. Тем не менее зачем сотруднику, который работает по совместительству, еще одна трудовая? Ведь по закону это не требуется. Достаточно принести заверенную копию трудовой книжку начальнику того предприятия, где гражданин планирует трудиться по совместительству. Таков порядок.
Также здесь хотелось бы еще раз сказать о том, что по настоящему постановлению молодому сотруднику, который ранее нигде не работал, трудовую книжку обязан оформить работодатель. Потому что данное правило зафиксировано в законе.
Кроме того, если человек потерял свою трудовую, то он должен обратиться в течение 15 дней к руководителю организации по прежнему месту работы с заявлением для выдачи дубликата данного документа. Таков порядок.
Вторая трудовая книжка
В настоящее время многие работники устраиваются на несколько работ, чтобы повысить свой доход. При трудоустройстве по второму месту, у работника первое считается основным, второе – по совместительству.
Однако, работодатели могут отказать в приеме на работу, если узнают, что у данного сотрудника уже есть место работы. Связано это с тем, что у такого физлица могут возникать проблемы со временем для работы, а также отпуск ему нужно предоставлять в те же временные периоды, что и у первого работодателя.
С этой целью при трудоустройстве на вторую работу, чтобы ему не отказали, новый сотрудник может отдавать другую свою трудовую, в которой не будет существовать открытого периода работы.
Этому человеку важно понимать, что при наступлении больничного или если он захочет уйти в отпуск в одно время с первым местом работы, возникнуть проблемы.
Внимание! При устройстве на работу ко второму работодателю, работники могут пытаться скрыть профессии, по которым они ранее работали или наличие негативных записей. Поэтому они предпочитают открыть новый регистр, ссылаясь на утерю прежнего.
Никто не застрахован, поэтому первый экземпляр трудовой книжки может быть утерян.
Работник восстанавливает или заводит новый экземпляр трудовой. Но через определенное время находится его первая трудовая.
Все они являются официальными документами.
В этом случае работник может перенести информацию из одной в другую и в дальнейшем использовать только одну. Однако, никто ему не мешает по разным причинам использовать как оригинал трудовой, так и дубликат, то есть чтобы у него работа велась по 2 трудовым книжкам одновременно.
Во-вторых, кто-то может работать сразу в двух местах и скрывать это от начальства и там, и там. К тому же законом не предусмотрена возможность по одной трудовой книжке быть оформленным на нескольких работах одновременно.
Две трудовые и пособия
Пособия начисляются при временной нетрудоспособности и беременности. Основанием для пособия является лист нетрудоспособности. В данном документе указывается место работы (и должность), поэтому работник может отнести лист только в одну организацию. Более того, в больнице выдадут лишь один лист нетрудоспособности, так как он является бланком строгой отчетности. Поэтому рассчитывать на выплату пособия можно лишь по одному месту работы, даже если у работника реально 2 трудовые одновременно .
Попытка принести по одному листу на каждую из работ приведет к тому, что подобное действие будет воспринято как мошенничество.
Работники могут иметь две трудовые книжки и одновременно работать по ним без каких-либо проблем с законом. Следует учитывать, что рассчитывать на льготы, выплаты, пособия можно только лишь по одному рабочему месту, то есть лишь по одной трудовой.
Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды работы в организации. С одной стороны, нормативные акты не содержат разрешения на то, чтобы у работника были открыты два таких документа.
А с другой никакая ответственность за то, можно ли иметь работнику несколько трудовых книжек одновременно не предусматривается, точно также как нет указания на то, что второй документ автоматически становится недействительным.
Таким образом, закон прямо не запрещает учитывать стаж для определения пособий по обеим трудовым книжкам.
При этом к каждой предъявляются общие требования заполнения документа:
- Все записи должны быть внесены в соответствии с трудовым законодательством;
- Все записи должны быть достоверными, и отражать реальные факты работы в организациях.
В случае, если работодатель сомневается в правдивости сведений из дополнительной трудовой книжки, он может попросить предоставить:
- Копии трудовых соглашений;
- Справки из предыдущих мест работы;
- Копии приказов на прием и увольнение.
Внимание! Если принято решение о достоверности всех данных, то можно при определении страхового стажа использовать сведения из обеих книжек.
Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.
Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:
- Трудовые договоры.
- Справки с предыдущих мест работы.
- Копии приказов о приеме на службу и увольнении.
Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.
Две трудовые книжки: последствия
В законе нет прямой ссылки на привлечение к ответственности за работу по нескольким трудовым книжкам. Но, проведя анализ норм закона, и исходя из практики применения норм трудового законодательства, можно сделать вывод, что каждый работник может иметь лишь одну трудовую книжку.
То есть работа по двум одновременно оформленным трудовым книжкам незаконна. С юридической точки зрения — это обман! При этом обманывают не только работодателя, но и сам работник обманывает себя.
К последствиям наличия и использования двух трудовых книжек одновременно можно отнести:
- увольнение. Когда работник скрывает, что у него в наличии несколько трудовых книжек, он намеренно предоставляет работодателю недостоверную информацию. Также это можно расценить как подлог документов. А эти правонарушения являются основанием для прекращения трудовых отношений и расторжения трудового договора. При этом в трудовой, — в одной из них либо в обеих, — будет сделана соответствующая запись. Это значительно понизит шансы такого работника в поиске другой работы;
- уголовная ответственность. В УК РФ есть ст. 327, которая предусматривает привлечение к уголовной ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные и муниципальные органы соискатель утаит факт наличия у него нескольких трудовых книжек, работодатель может заявить на него в правоохранительные органы. Для этого факт должен быть зафиксирован не только письменно, но и иным способом. Это необходимо для ведения уголовного дела;
- взыскание тех сумм, которые были излишне уплачены недобросовестному работнику. Например, по одной трудовой он получает зарплату, а по второй – пособие по безработице через ЦЗН. Это фальсификация и обман. Одной из мер наказания будет взыскание всех сумм, которые были уплачены такому гражданину в качестве пособия по безработице;
- проблемы с расчётом и начислением пенсии. Нельзя получать пенсию сразу по двум трудовым книжкам. Доказать факт наличия того или иного страхового стажа по одной, а потом по другой трудовой книжке не получится;
- ответственность за уклонение от налогов. По месту работы работник имеет право получать налоговые вычеты. Но при наличии двух трудовых книжек а, следовательно, и двух основных мест работы он может оформить вычеты и там, и там. Если этот факт вскроется, то такого недобросовестного работника можно привлечь к ответственности за уклонение от налогов.
В России не запрещается иметь несколько трудовых книжек, но предоставлять их сразу в несколько мест работы, как на основные, запрещено. Наличие нескольких трудовых может привести работника к неприятным последствиям, в частности, к уголовной ответственности.
Пенсию по нескольким трудовым также считать не будут, потому что «исчисление страхового стажа производится в календарном порядке». То есть те рабочие периоды, которые, согласно трудовым документам, пересекаются (человек одновременно трудился на двух работах, как на основных, и оба работодателя делали отчисления в ПФР), будут учтены как один период в страховом стаже.
Если человек работает по совместительству, то на дополнительной работе он может не предоставлять трудовую книжку. При этом в трудовом договоре должно быть прописано, что эта работа выполняется по совместительству. Тогда отчисления в ПФР будут засчитаны в качестве будущей пенсии.
Если в трудовой закончились листы, то не нужно заводить новую книжку. Достаточно попросить у работодателя оформить вкладыш и внести в него необходимые сведения.
Таким образом, законных оснований для наличия и использования нескольких трудовых нет!
Количество допустимых трудовых книжек
В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек действующий бланк такого документа, в который вносятся сведения о работе, может быть только один. При этом нужно учитывать различные обстоятельства, при которых бланк может быть утерян или испорчен. В таком случае на текущем месте работы оформляется новая трудовая книжка, куда по мере возможности записываются все сведения о предыдущих организациях, в которых был трудоустроен ее владелец. Новая книжка взамен утерянной выдается после написания заявления на имя работодателя. Иногда, получив новый бланк, работник может найти старый. В этом случае сведения из найденного бланка в новый не вносятся, если документ был утерян по вине его владельца.
Поскольку закон запрещает ведение двух трудовых книжек одновременно, а не владение ими, соискатель сам может выбрать, какой из бланков ему предоставить. Нередко это происходит после внесения в первую трудовую книжку записи, которая является неблагоприятной для работника и может быть препятствием для устройства на другую работу. Чтобы не испортить общую картину, человек оформляет новую трудовую, которой пользуется в дальнейшем.
Работодатель не вправе требовать у работника более одной трудовой книжки при трудоустройстве. Выбранный работником бланк хранится на предприятии до момента его увольнения. Если соискатель не может самостоятельно решить, какую выбрать книжку, сделать это может работодатель, ознакомившись с записями.
Можно ли иметь две трудовые книжки одному человеку
В наше время не редкость ситуации, когда человек трудится на нескольких работах. В связи с этим иногда возникают вопросы: можно ли иметь две трудовые книжки и работать по ним одновременно?
Трудовое законодательство предусмотрело исполнение должностных обязанностей работником в нескольких трудовых коллективах. Между тем, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, предписывается трудовую книжку передать на сохранение тому работодателю, труд у которого будет основным. Работа в других организациях в этом случае будет являться совмещением. Информацию о ней можно также занести в трудовую книжку по желанию работника. Для этого сотрудник должен представить на основное место работы письменное подтверждение совместительства (приказ о приеме на работу в другую организацию).
Таким образом, становится очевидно, что законодательство не предусматривает наличия у трудящегося гражданина двух трудовых равноценных книжек одномоментно. Даже если трудовая книжка теряется, надлежит сообщить об этом новому работодателю. На основании документов (приказов о приеме и увольнении, других доказательств) он заведет работнику новую трудовую книжку, которая будет дубликатом утерянной.
Однако при этом конкретного запрета обладать парой трудовых книжек одновременно в законодательстве не содержится. Чем же грозит работа по нескольким трудовым книжкам?
Количество допустимых трудовых книжек
В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек действующий бланк такого документа, в который вносятся сведения о работе, может быть только один. При этом нужно учитывать различные обстоятельства, при которых бланк может быть утерян или испорчен. В таком случае на текущем месте работы оформляется новая трудовая книжка, куда по мере возможности записываются все сведения о предыдущих организациях, в которых был трудоустроен ее владелец. Новая книжка взамен утерянной выдается после написания заявления на имя работодателя. Иногда, получив новый бланк, работник может найти старый. В этом случае сведения из найденного бланка в новый не вносятся, если документ был утерян по вине его владельца.
Поскольку закон запрещает ведение двух трудовых книжек одновременно, а не владение ими, соискатель сам может выбрать, какой из бланков ему предоставить. Нередко это происходит после внесения в первую трудовую книжку записи, которая является неблагоприятной для работника и может быть препятствием для устройства на другую работу. Чтобы не испортить общую картину, человек оформляет новую трудовую, которой пользуется в дальнейшем.
Работодатель не вправе требовать у работника более одной трудовой книжки при трудоустройстве. Выбранный работником бланк хранится на предприятии до момента его увольнения. Если соискатель не может самостоятельно решить, какую выбрать книжку, сделать это может работодатель, ознакомившись с записями.
Формального запрета нет
Скажем сразу – законодательством не предусмотрены какие-либо санкции за наличие у работника двух трудовых книжек. Скорее это можно расценить как злоупотребление правом, чем как нарушение закона.
Не представляет особой опасности и довольно древнее, но по сей день действующее Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих». В соответствии с пунктом 17 этого документа за подделку или использование заведомо подложной трудовой книжки виновные лица понесут ответственность в установленном законом порядке. А, как мы уже выяснили, вторую трудовую, правильно оформленную и содержащую достоверную информацию, вряд ли можно будет счесть подложной (в самом же постановлении не сказано, будет ли вторая трудовая книжка считаться подделкой).
Ну а при выходе на пенсию каждый сможет самостоятельно решить, какую из трудовых книжек предъявлять для подтверждения трудового стажа. Ведь если несколько периодов работы совпадают по времени, для начисления пенсии учитывается только один из таких периодов по выбору самого гражданина (п. 1 ст. 12 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ»).
Итак, если следовать закону, то никаких нарушений, влекущих ответственность за наличие двух трудовых книжек, нам обнаружить не удалось. Совсем другое дело, когда внутренние локальные акты предприятия (коллективный договор, положение и т.п.) могут предусматривать льготное положение основных работников перед совместителями, чем и может воспользоваться работник с двумя трудовыми. Но тогда и ответственность для обманщиков должна быть предусмотрена в этих же локальных документах.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).