ВЛАСТЬ ВРЕМЕНИ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПРОПУСКНУЮ СИСТЕМУ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ВЛАСТЬ ВРЕМЕНИ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПРОПУСКНУЮ СИСТЕМУ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
В процессе функционирования СКУД осуществляет:
- контроль и регистрацию прохождения работников в указанное время либо в соответствии с допуском в помещения или зоны, находящиеся под охраной;
- составление отчетов по различным параметрам для контроля рабочего времени;
- сравнение фото, хранящихся в базе данных, с изображениями с видеокамеры, установленной в зоне прохода;
- демонстрация основных зон и показателей, которые фиксирует СКУД, в режиме реального времени на ПК;
- учет рабочего времени персонала в автоматическом режиме;
- фотографирование работников и посетителей промышленного объекта, офиса и сохранение фото в картотеке.
По типу работы и способу передачи данных технические установки контроля доступа бывают трех видов:
1. Автономные. Предназначение – обеспечить контроль за одним либо за множеством помещений. Данные СКУД управляются отдельным контроллером. В качестве идентификатора используется карта контроля доступа, а исполнительного механизма – электронный замок. Автономный контроллер, в большинстве случаев, работает только для пропуска на территорию, а для отслеживания выходящих работников считывается и учитывается сигнал с кнопок или датчиков управления.
К достоинствам автономной системы КУД относятся простота установки и эксплуатации (при редко меняющемся и относительно небольшом числе пользователей), а также невысокая цена. Однако у них есть и минусы. Так, в простых контроллерах обычно невозможно удалить из памяти устройства отдельный ключ. Кроме того, чтобы удалить потерянные ключи, придется очистить всю память и заполнить ее актуальными данными. Примитивные контроллеры автономного типа не хранят информацию о входах и выходах авторизированных пользователей. Они не могут пропускать те или иные группы пользователей по заданному расписанию и не подходят для учета рабочего времени.
2. Сетевые. Такие системы, осуществляющие контроль доступом, оснащаются более мощным контроллером. Их устанавливают, если необходимо наблюдать за большими по площади и многолюдные помещения. Точки доступа – проходные предприятий либо иные сооружения, а исполнительный механизм – турникеты и пр. с дистанционными считывателями.
Основным недостатком сетевой системы, осуществляющей контроль и управление доступом, является уязвимость к взлому. Если карты доступа потеряны либо украдены, ими может воспользоваться преступник. Это несовершенство учтено в биометрических системах.
3. Беспроводные. Системы подключаются к беспроводной сети. Они автоматически регистрируют каждый проход с идентификаторами. Кроме того, СКУД включает/выключает беспроводные цифровые замки, ручки для дверей и пр. Они программируются и могут иметь автономное питание. Использование беспроводных систем позволяет отказаться от дорогой прокладки кабельной сети и расширять СКУД быстро и без значительных финансовых затрат. Открытие дверей, ворот и других барьеров осуществляется по радиосвязи. Пользователям предоставляется один электронный «ключ» для всех систем.
Автоматизированная система может работать в следующих режимах:
- Стандартный. Сотрудник или посетитель подносит идентификатор к считывателю. На основе полученных данных и контроллер принимает решение о пропуске/отказе в проходе владельцу идентификатора. Одновременно фиксируются время и личность. Данные передаются в БД.
- Одновременное прохождение через точку доступа двух или более работников. При этом они подносят идентификаторы к контроллеру, который решает, открыть дверь, турникет и пр. или нет. Доступ запрещается, если контроллер обнаруживает, что у одного из сотрудников нет разрешения.
- Запрет на повторное прохождение. КУД блокирует использование идентификатора в другой зоне доступа, если работник не вышел из предыдущей. Возможны несколько режимов: полный запрет, запрет в течение определенного периода времени разрешение на проход с фиксированием в журнале факта нарушения.
- Проход с подтверждением. Для входа в помещение человеку требуется подтверждение со стороны одного из членов персонала. Контроль доступа с последующим подтверждением осуществляется по идентификатору или по нажатию на специальную кнопку.
- Двойная идентификация. Система проверяет сотрудника по 2-м атрибутам, например, по идентифицирующей карте и паролю. На ввод 2-го идентификатора может отводиться определенный промежуток времени.
- Закрытый режим доступа. При использовании подобных СКУД, конкретный сотрудник или весь персонал не могут входить в определенные зоны в течение установленного промежутка времени, например, после окончания и до начала следующего рабочего дня.
- Открытый режим доступа. В таком случае для прохождения через точку не требует предъявления идентификатора.
Как контролировать рабочее время
Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени, руководствуются ТК РФ.
Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами, на законодательном уровне, нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», которые нельзя переступать с точки зрения нарушения прав личности.
По ст. 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работника исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в ст. 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так что сам по себе контроль со стороны работодателя — это право, данное ему Трудовым кодексом.
Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании ст. 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в Интернет для решения своих личных задач.
Более того, ст. 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне под такое допусловие подходит.
Справочно. Сотрудники, неустанно выполняющие должностные обязанности с 9 до 18 часов и ни за какие деньги не разглашающие коммерческую тайну, — мечта любого руководителя. Но, к сожалению, на практике все по-другому. Приходя в офис, работники «просыпаются» за чашечкой кофе и чтением гороскопа, в течение дня активно обмениваются сообщениями по ICQ, а остаток рабочего времени вечером проводят за игрой в «косынку».
Контроль с помощью ПО на рабочем компьютере
Работодатель вправе на основании ст. 22 ТК РФ устанавливать специальное ПО на рабочие компьютеры, которое позволит ему контролировать, как работник исполняет свои трудовые обязанности и соблюдает режим работы. Это условие должно быть включено в правила трудового распорядка организации, и с ними работник должен быть ознакомлен под подпись.
Во многих компаниях установлены разного рода запреты на использование рабочего компьютера в личных целях. Кроме того, это еще и требование безопасности. Компании защищают свои данные, стремятся избежать утечки информации, в том числе и финансовых документов, клиентских баз данных.
Чаще всего в локальных документах компании, в том числе и в правилах внутреннего трудового распорядка, устанавливают запреты:
— на посещение сайтов развлекательного характера;
— посещение интернет-магазинов;
— выход в рабочее время в социальные сети;
— отправку электронной почты через бесплатные общедоступные сайты;
— установку на рабочий ПК различных программ и хранение на нем личной информации;
— распечатку личной информации, книг, статей, которые не используются для работы;
— любые компьютерные игры;
— другие.
Актуально. Использование Интернета в личных целях может стать основанием для наказания. Пример: по итогам проведенного служебного расследования работодатель выяснил, что один из сотрудников пользовался Интернетом в своих собственных целях, а именно публиковал записи в соцсетях и читал новостные ленты. На вышеуказанном основании работодателем сотруднику был объявлен выговор. Но работник с этим не согласился и решил оспорить дисциплинарное взыскание в суде. Во время судебного разбирательство было установлено, что в компании действовал запрет на использование Интернета в непрофильных целях, который был закреплен в ПВТР. Причем сотрудник с этим запретом был ознакомлен. В итоге Верховный суд Республики Коми Апелляционным определением от 17.06.2019 по делу N 33-3692/2019 подтвердил, что нарушение запрета на использование Интернета в личных целях со стороны работника является правомерным основанием для применения к нему соответствующего дисциплинарного взыскания.
На заметку. Только 25% сотрудников, работающих в России, не используют Интернет для отвлечения во время рабочего дня, сообщает служба исследований HeadHunter. По ее данным, 7% опрошенных заявили, что им для работы и учебы Интернет не нужен совсем, а 6% рассказали о последующих выговоре или замечании после использования Интернета в личных целях. 93% респондентов отметили, что наличие Интернета важно в их сфере деятельности. «25% соискателей утверждают, что вообще не используют Интернет для временного отвлечения от задач на работе; 33% используют Интернет редко, 29% — время от времени и 13% используют часто», — говорится в исследовании. Реже остальных Интернет используют рабочий персонал (51%) и работники сферы «Транспорт и логистика» (38%). Согласно исследованию самыми популярными способами отвлечься стали чтение книг или новостей (54%), просмотр соцсетей (50%) и почты (46%), а также общение в мессенджерах (37%). Большинство опрошенных считают, что их производительность не изменится, если они перестанут отвлекаться от рабочего процесса с помощью Интернета, 22% говорят о повышении продуктивности и 21% — что рабочий день станет менее производительным.
Как оформить введение пропускного режима
По своей сути пропускной режим — это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее — сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы.
Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, так как это гораздо удобнее, в том числе в случае, если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком).
С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.
Шаг 2. Затем нужно разработать отдельное Положение о контрольно-пропускном режиме.
В нем уже подробно описываются:
— используемая электронная контрольно-пропускная система;
— порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;
— порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной пропускной системы и специального программного обеспечения;
— порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;
— действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;
— другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.
Также необходимо:
— описать правила прохода для посетителей организации;
— указать лицо, ответственное за наблюдение за турникетами (охранник или охранная организация по договору оказания охранных услуг). Таких лиц может быть несколько.
Кроме того, нужно определить, кто может предоставлять сведения из электронной контрольно-пропускной системы в бумажном и электронном виде, а также кто может запрашивать эти данные (при необходимости — с указанием форм запроса и ответов на запрос в приложениях к положению о контрольно-пропускном режиме).
В приложении к положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки). Положение, как и любой другой ЛНА, как правило, утверждается приказом. В таком приказе лучше указать конкретную дату введения режима. С приказом и положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись.
Обратите внимание! Если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно — ее название.
Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу уведомлять работников за два месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно.
Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то уведомить сотрудников за два месяца придется.
Пример из судебной практики: на предприятии работодателя установлен пропускной режим — СКУД. Но в локальных нормативных актах (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, и работодатель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД. Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в том числе и вследствие того, что локальные акты работодателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у работодателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 N 88-10644/2020).
Для контроля перемещений необходимо назначить каждому сотруднику идентификационный код, который вместе с биометрическими или иными данными помещается в базу. На входе предприятия устанавливаются считыватели, отвечающие за выход и вход. И далее система учета рабочего времени фиксирует моменты, когда работник проходит через пропускной пункт, и высчитывает период, проведенный на территории предприятия.
Купив подобное оборудование, можно не только вести учет посещаемости, но и выполнять другие операции:
- подсчитывать фактически отработанное время за определенный период — например, за месяц или год;
- производить точные расчеты по начислению заработной платы;
- вести учет пользования автостоянкой и иными услугами.
Для осуществления таких операций желательно заказать считыватели как на вход, так и на выход. Поскольку, в отличие от СКУД, здесь могут возникнуть проблемы в формировании отчетов.
Необходимость ведения табеля учета рабочего времени
В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.
Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.
Согласно Приказу N 173н для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).
Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?
Автоматизация управления пропусками
VisitorControl — универсальное решение для автоматизации всех процессов, связанных с управлением пропусками, включая: оформление и согласование заявок на все типы пропусков, изготовление и выдача пропусков, замена утраченных, изменение личных данных или уровней доступа, групповое продление, блокировка и отзыв пропусков, просмотр отчетов и поиск в архиве.
Видеонаблюдение за персоналом
Такой способ контроля считается самым простым и в то же время примитивным. Для организации видеонаблюдения требуется установка камер, которые фиксируют видео, а иногда и звук в разных помещениях предприятия.Преимущества такого способа:
- работодатель может видеть чем занят сотрудник на данный момент;
- в случае проблем на производстве или в офисе, можно восстановить события временного промежутка, так как программа сохраняет видео;
- обеспечивает безопасность от хищения со стороны персонала;
- всю систему обслуживать не сложно и сравнительно не дорого.
Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая
- ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
- фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.
Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.
ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:
- отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
- позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.
При этом в отчетах, сформированных такой программой:
- учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
- фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.
Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.
ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:
- автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
- отмечать причины отсутствия работника;
- планировать графики работы;
- подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
- рассчитывать заработную плату.
Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.
Дополнительные доказательства никогда не лишние
Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему 9 .
Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.
Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:
- или требованиями безопасности;
- или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.
Типы заградителей на пропускном пункте
С целью организации пропускного режим на любом объекте (офис, предприятие, школа, гостиница, частный дом) на входе или въезде устанавливаются специальные заградительные устройства. К ним относятся:
двери, калитки с электронными или электронно-механическими замками, магнитными защелками;
Эти исполнительные устройства приводятся в действие при считывании информации с магнитной карты или брелока. Управлять ими можно также дистанционно с помощью импульса, который подается системой удаленного открытия заградительного устройства, сигнал домофона и другого оборудования.
Если на объекте совместно используются системы контроля доступа и видеонаблюдения, то все действия по открытию/ закрытию заградительных устройств, проходу через пункт охраны фиксируются на видео.
Возможности СКУД модуля учета рабочего времени
- Формирование шаблонов рабочих графиков для разных групп персонала. Есть возможность создания сложных периодических графиков, фиксации интервалов перерыва рабочего времени.
- Назначение графиков персоналу – индивидуально и по группам.
- Учет нестандартных ситуаций — праздников, отработок, экстренных выходов и т.п.
- Экспорт отчетов в «1С: Предприятие» и MS Excel.
- Создание отчетов за любой период на основании зафиксированных фактов о проходах сотрудников и сравнении их с заданными графиками:
- Наработка (Табель). Стандартная форма Т-13 или ОКУД 0504421.
- Журнал нарушений (опоздания, ранние уходы).
- Факты отсутствия в течение всего дня.
- Унифицированный отчет о рабочем времени.
- Разграничение прав доступа пользователей к отчетам.
Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
- данные ответственного лица;
- количество подшитых страниц.
Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.
Скачать excel бланк можно .
Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:
- Ф.И.О.;
- подразделение, должность;
- время прихода на работу, подписи работника и контролера;
- время ухода с работы, подписи работника и контролера;
- комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
- служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).
Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.