Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Зачем нужна передача дел

Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.

Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.

Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:

• дата составления;
• место издания;
• регистрационный номер формуляра;
• перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
• суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
• подпись директора и печать фирмы.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

• Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
• Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
• Корректность учёта взаиморасчётов
• Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
• Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
• Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
• Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
• Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Акт приема-передачи трудовых книжек

Хранение трудовой книжки – обязанность работодателя. Работник обязан отдать этот документ работодателю при трудоустройстве. После проверки трудовой книжки работодатель или уполномоченное им должностное лицо (как правило, таким лицом является работник кадрового подразделения) принимает ее для ведения и хранения как бланк строгой отчетности. В периоды, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму, он хранит трудовую книжку лично.

Обязательным для включения в подобный акт является лишь информация о передаваемых документах. Для этого следует указать в акте передачи трудовых книжек соответствующие реквизиты документов, позволяющие точно их идентифицировать, а также их общее количество.

Учимся принимать дела и документы

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Рекомендуем прочесть: Сколько стоит оплата социальной карты студента метро

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

• Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

• Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
• Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
• Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
• Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
• В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

ЮристЗадать вопрос экспертуСотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Образец плана передачи дел при увольнении

Для того чтобы ничего не упустить, нужно тщательно все спланировать. Основные стадии при сдаче должностных полномочий и материальных ценностей выглядят так:

1. Работник написал заявление об увольнении.
2. Руководство организации издает приказ о назначении инвентаризации дел и вверенного ему имущества (проверки).
3. Проведение инвентаризации (проверки).
4. Сличение фактических показателей с учетными.
5. Передача всех дел уполномоченному лицу или новому работнику.
6. Составление и подписание акта о передаче дел.
7. Расчет с уволенным сотрудником.

В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик. Это позволит убедиться в наличии и нормальном состоянии учетной документации, а также систематизировать ее. Поэтому такой акт должен не просто зафиксировать факт передачи бумаг новому должностному лицу, но и прояснить для него регламент работы фирмы и конкретного подразделения.

До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.

Правовые документы

• Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
• Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
• Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

Смена (увольнение) материально ответственного лица в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Увольнение сотрудника – явление очень распространенное и встречается в каждой организации: где-то реже, где-то чаще. Мы не будем рассматривать вопросы расчёта и документального оформления увольнения работника, так как этой теме у нас посвящено значительное количество публикаций, видеоуроков и даже обучающих курсов. В данной статье мы рассмотрим особенности увольнения или смены сотрудника, являющегося материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред.

3.0. Ведь менять МОЛ рано или поздно вынужден любой руководитель организации, поэтому отнестись к этому процессу следует предельно внимательно.

Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.

Материальная ответственность – это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю, а сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом.

Такой сотрудник перед работодателем несёт полную материальную ответственность (МО) за денежные средства, ценности, а также имущество предприятия, которые переданы ему под контроль.

К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.

Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).

Договор составляется в нескольких экземплярах.

Смена МОЛ происходит при увольнении или временном отсутствии сотрудника (например, во время болезни или отпуска).

Увольняют материально ответственное лицо по общим правилам, особенностей немного: следует провести инвентаризацию, и организовать передачу имущества, ценностей, а в некоторых случаях и дел.

Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:

• замена руководителя коллектива;

• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;

• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.

Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.

Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:

• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;

• непосредственно инвентаризационные описями;

• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ.

Примерный образец приказа может выглядеть так:

• сличительных ведомостей, в случае если при проведенной инвентаризации вдруг выявлены отклонения.

Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.

Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»

При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.

И отличная новость, что в программе 1С теперь реализована возможность формирования инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов и оформления ее результатов.

Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».

В новом документе последовательно указываем всю необходимую информацию. Как правило, инвентаризация проводится в день увольнения или в последний день перед отпуском.

На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.

Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.

В нашем случае это смена МОЛ.

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» выбираем из списка сотрудников членов комиссии.

В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.

Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.

Далее акт инвентаризации.

Опись составляется в трёх экземплярах.

В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.

При смене или увольнении кассира составлять акт приёма-передачи кассы не требуется.

Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).

Открываем сведения об организации, находим пункт «Подписи».

В строке «Кассир» щелкаем по закладке «История».

Создаем новую запись, меняем физическое лицо на нового кассира и устанавливаем дату, с которой действуют изменения.

Записываем и закрываем окно.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Основные средства»

При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.

Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?

Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».

И сформируем документ. Как видим, после наименования основного средства, указаны ФИО, это и есть данные об ответственном лице.

Но есть и другой отчёт, из которого можно получить информацию об основных средствах в разрезе МОЛ.

Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».

В заголовке универсального отчета указываем «Тип объекта» -Регистр сведений, «Имя объекта» — Местонахождение ОС (бухгалтерский учет).

В день увольнения сотрудника Иванова, за которым закреплен швейный станок, проведем инвентаризацию. В меню «ОС и НМА» выберем раздел «Инвентаризация ОС».

Заполним все требуемые реквизиты: дату, местонахождение ОС (если оно было установлено ранее) и МОЛ.

На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.

По аналогии с инвентаризацией кассы заполняем вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия».

По кнопке «Печать» сформируем опись и приказ, а в случае расхождения результатов, то и сличительную ведомость.

Опись выглядит следующим образом:

Отразим смену МОЛ.

Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».

Либо из главного меню «ОС и НМА» — «Перемещение ОС».

Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).

Посмотрим изменение данных о МОЛ в учете.

Сформируем снова Универсальный отчёт.

Также воспользуемся документом «Ведомость амортизации ОС».

В настройках добавим группировку по МОЛ.

Из ведомости видно перемещение объекта между ответственными лицами.

Основания для расторжения трудового договора с МОЛ

В случае увольнения материально ответственного работника применяется общий порядок увольнения, указанный в главе 13 ТК РФ. Однако материальная ответственность, вытекающая из трудового договора или дополнительного договора к нему, накладывает свою специфику.

Если руководствоваться статьей 77 ТК РФ, увольнение работника, являющегося МОЛ, может быть осуществлено по следующим возможным причинам:

1. Стороны заключили соответствующее соглашение (ст. 78 ТК РФ).
2. Срок трудового договора истек (ст. 79 ТК РФ).
3. Собственное желание работника (личная инициатива) в соответствии со ст. 80 ТК РФ.
4. Личная инициатива руководства компании (работодателя) в соответствии со ст. 71 и 81 ТК РФ.
5. Сотрудник сменил работодателя или занял выборную должность. Такая причина допустима, если работник сам подал заявление или, возможно, дал на это согласие.
6. Сотрудник отказался от продолжения работы из-за смены формы собственности на активы компании-работодателя или в связи с ее реорганизацией (статья 75 ТК РФ).
7. Лицо отказалось от продолжения работы у работодателя в связи с изменением ранее определенных сторонами параметров трудового договора (ст. 74.4 ТК РФ).
8. Гражданин отказался от перевода на другую работу, если такой перевод рекомендован соответствующим медицинским заключением. Другой причиной в этом контексте является то, что работодатель не смог предоставить работнику подходящую работу. Такие причины предусмотрены частями 3-4 статьи 73 ТК РФ.
9. Работодатель сменил географическое положение, и работник отказался следовать за ним для дальнейшего трудоустройства (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
10. Обстоятельства, наступление которых не зависит от воли и желания сторон. Основа – арт. 83 ТК РФ.
11. При составлении трудового договора были нарушены отдельные положения Трудового кодекса или иного федерального закона, что сделало невозможным дальнейшее трудоустройство. Основа – арт. 84 ТК РФ.
12. Иные причины, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Таким образом, материально ответственное лицо прекращает трудовые отношения на общих условиях.

Генеральный директор ООО: увольнение по собственному желанию

Возникает ситуация, когда процесс передачи важной документации новому директору не представляется возможным, тогда встает вопрос о сохранении ценных с материальной и идеологической точки зрения бумаг. Этот вопрос каждый директор решает самостоятельно с учетом сложившихся обстоятельств.

Генеральный директор является единственным исполнительным органом общества и несет ответственность за законность проводимых фирмой действий. Много времени потребуется, чтобы найти нового грамотного топ-менеджера для замены нынешнего на руководящем посту. Да и бумажное оформление увольнения займет большой период времени. Ранняя подача заявления важна и для самого генерального директора, чтобы четко разграничить сроки, когда он был руководителем, и время ухода от принятия решений.

Случаи перехода ответственности при смене работников в должности

Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

• Директор.
• Главный бухгалтер.
• Работник отдела кадров.
• Начальник отдела.
• Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

1. Увольнение.
2. Уход на длительный больничный.
3. Отъезд в командировку или уход в отпуск.
4. Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.

Похожие записи:

• Когда придут детские пособия в апреле 2023 года (график выплат)
• ПАМЯТКА О СТИМУЛИРУЮЩИХ ВЫПЛАТАХ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
• Приватизация квартиры через МФЦ