Заявление на отпуск с оплатой проезда: образец 2021 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на отпуск с оплатой проезда: образец 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
- налогом на получаемые доходы граждан (ст. 217 НК РФ);
- удержаниями по обязательному пенсионному или медицинскому страхованию (ст. 9 ФЗ №212, 24.07.2009);
- взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 20 ФЗ №125, 24.07.1998).
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
- в размерах, установленных в договорах (трудовых, коллективных), Положении о днях отдыха;
- с периодичностью, оговоренной договорами или нормативными документами предприятия (не реже 1 раза в 2 года);
- при предоставлении перечня подтверждающих документов, установленного коллективным договором или иными документами организации.
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Заявление на оплату проезда к месту отдыха и обратно образец с ребенком
ТК РФ).
При этом если работник не воспользовался своим правом на компенсацию в течение 2 лет, такое право «сгорает» и начинает исчисляться новый двухлетний период, который даст работнику право на компенсацию.
Работодатель обязан оплачивать стоимость проезда работников и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно только в пределах территории РФ (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Если работник летит в отпуск за рубеж без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту, то работник должен будет представить справку авиаперевозчика о стоимости перевозки по территории РФ.
- Нормативное положение ч.
- 8 комментируемой статьи предполагает обязанность работодателей, не относящихся к бюджетной сфере и осуществляющих предпринимательскую и (или) иную экономическую деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсировать работающим у них лицам расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно и вместе с тем позволяет установить размер, условия и порядок данной компенсации на основе баланса интересов сторон трудового договора с учетом ее целевого назначения (максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны), а также принимая во внимание реальные экономические возможности работодателя, которые, однако, не могут служить основанием для полного отказа от компенсации или ее неоправданного занижения.
- 13.
- Окончательный результат будет определяться исходя из представленной оправдательной документации.
В большинстве случаев размер компенсации определяется по окончании отдыха. Такой подход позволяет избавиться от лишней работы и избежать разногласий при определении окончательного результата.
Внутренними правилами компании или специальными нормативными актами могут быть предусмотрены особенности размеров компенсации. Это обусловлено, прежде всего, спецификой деятельности человека, а также финансовыми возможностями организации.
Командировка и оплата проезда
Для начала следует разграничить понятие командировочных расходов и оплаты проезда.
Командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя для осуществления работы (выполнения служебного задания) в месте, отличном от его постоянного рабочего.
Оплата командировочных расходов лежит на работодателе согласно статье 168 ТК РФ, и эта обязанность не зависит от наличия пункта об оплате командировочных расходов в нормативных локальных актах предприятия, это — гарантия, предоставляемая законом работнику, как наиболее уязвимой стороне трудовых отношений.
Нормативными же локальными актами организации могут оговариваться и дополнительные компенсации для своих работников. Эти нормы закрепляются, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. В любом случае при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с нормативными локальными актами, действующими в организации.
Помимо внутренних документов, право работника требовать от работодателя оплаты проезда до места отпуска и обратно регламентирует Трудовой кодекс РФ, а именно статья 325.
Согласно этой статье право на оплату проезда до места отпуска и обратно, а также на оплату провоза багажа имеют:
- раз в два года — сотрудники организаций, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах. Компенсация предоставляется при уходе в ежегодный очередной отпуск и касается только расходов в пределах Российской Федерации;
- в соответствии с установленными отдельными нормативными актами сроками — сотрудники ОВД, госслужб и других учреждений.
Помимо этого спортсменам и тренерам оплачивается проезд до места сбора команды и обратно, а также расходы, которые понесены в связи с участием в спортивных событиях в составе этих команд.
Как рассчитать размер компенсации
Чтобы получить денежные средства в соответствии с законодательством, заявление на отпуск с оплатой проезда, образец которого выложен выше, следует предоставить нанимателю заранее. Эта необходимость обусловлена сроками выплаты — ее следует производить не позже, чем за 3 календарных дня до начала фактического очередного отпуска, как указано в статьях 136 и 325 Трудового кодекса.
Выплата проездных расходов как для сотрудника, так и для его семьи, осуществляется в оба направления. При наличии нескольких вариантов проезда оплате подлежит минимальная возможная стоимость наиболее коротким путем. То есть, согласно статье 325 Трудового кодекса, если существует более короткий и бюджетный путь к месту проведения отпуска, оплачена будет именно его стоимость.
Командировка и оплата проезда
Для начала следует разграничить понятие командировочных расходов и оплаты проезда.
Командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя для осуществления работы (выполнения служебного задания) в месте, отличном от его постоянного рабочего.
Оплата командировочных расходов лежит на работодателе согласно статье 168 ТК РФ, и эта обязанность не зависит от наличия пункта об оплате командировочных расходов в нормативных локальных актах предприятия, это — гарантия, предоставляемая законом работнику, как наиболее уязвимой стороне трудовых отношений.
Нормативными же локальными актами организации могут оговариваться и дополнительные компенсации для своих работников. Эти нормы закрепляются, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. В любом случае при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с нормативными локальными актами, действующими в организации.
Помимо внутренних документов, право работника требовать от работодателя оплаты проезда до места отпуска и обратно регламентирует Трудовой кодекс РФ, а именно статья 325.
Согласно этой статье право на оплату проезда до места отпуска и обратно, а также на оплату провоза багажа имеют:
- раз в два года — сотрудники организаций, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах. Компенсация предоставляется при уходе в ежегодный очередной отпуск и касается только расходов в пределах Российской Федерации;
- в соответствии с установленными отдельными нормативными актами сроками — сотрудники ОВД, госслужб и других учреждений.
Помимо этого спортсменам и тренерам оплачивается проезд до места сбора команды и обратно, а также расходы, которые понесены в связи с участием в спортивных событиях в составе этих команд.
Образец структуры заявления на отпуск с оплатой проезда
Согласно законодательным нормам, регламентированным ТК Российской Федерации, наниматель обязан компенсировать расходы на проезд сотрудника к месту проведения очередного отпуска и в обратном направлении (статья №352 ТК). Такая компенсация предоставляется при соблюдении нескольких требований:
- место работы лица территориально находится в регионах, относящихся к Крайнему Северу или равных ему климатических зонах (полный список регионов утвержден в министерском Постановлении №1029);
- данная компенсация предоставляется не чаще, чем один раз в 2-летний период;
- лицо проводит отпуск в пределах Российской Федерации;
- данное место работы является основным для работника.
Рассчитывать на компенсацию проезда работник вправе в момент наступления очередного оплачиваемого отпуска, предусмотренного статьей №122 ТК.
Рассчитывать на оплату проезда к месту проведения отпуска работник может:
- за первые 2 года работы — по истечении 6-месячного срока;
- за вторые 2 года (3 и 4) — при предоставлении очередного оплачиваемого отпуска за третий год работы;
- за третьи 2 года (5 и 6) — при предоставлении отпуска за 5-й год работы;
- далее — в соответствии с предыдущими годами.
Работники государственных служб, внебюджетных фондовых организаций и органов федерального подчинения получают компенсацию таких расходов:
- транспортные затраты, вне зависимости от категории, за исключением такси;
- оплата провоза багажа менее 30 кг;
- стоимость проезда и багажа для членов семьи сотрудника, не имеющих собственных доходов.
Членами семьи законодательно принято считать супругов и детей до совершеннолетия, которые проживают совместно с работником.
Расчет компенсации проезда в отпуск
Заявление на оплату проезда в отпуск должно быть направлено работником заблаговременно, учитывая, что по закону работодатель обязан произвести выплату отпускных и компенсации на проезд сотрудника не позднее 3 дней до отпуска (ст. 136, 325 ТК РФ).
Для расчета компенсации работник представляет имеющиеся на руках оплаченные билеты или брони, а по возвращении подтверждает их маршрутными квитанциями. Если итоговая сумма, потраченная работником на проезд и провоз багажа, отличается от уже полученной от работодателя, бухгалтерия должна произвести расчет и доначислить разницу.
При этом для отдельной категории работников (федеральных госорганов и госучреждений, а также государственных внебюджетных фондов) законом предусмотрена формула расчета размера компенсации, если работник не смог представить подтверждающие документы, в зависимости от вида транспорта, курсирующего между местом жительства и местом отдыха (п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
- для железнодорожного транспорта — по тарифу плацкартного вагона;
- авиатранспорта — по тарифу экономического класса;
- водного транспорта — по тарифу каюты Х группы морского судна или каюты III категории речного судна;
- автомобильного транспорта — по тарифу автобуса.
О районах Крайнего Севера
Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12.
Обращаем внимание, что компенсация положена работникам, которые фактически трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Адрес местонахождения работодателя, если он отличается от места фактического ведения деятельности и не является «северным», для целей предоставления компенсации значения не имеет. Сказанное означает, что, например, если у организации, зарегистрированной в Москве, есть обособленное подразделение в Мурманской области, то работникам такого обособленного подразделения компенсация проезда полагается.
Это важно знать: Входит ли декретный отпуск в выслугу лет
К слову, вахтовикам, которые только работают, но не проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсация проезда в отпуск не полагается (п. 4 Постановления КС от 09.02.2012 № 2-П ).
Как оплачивается проезд в отпуск в районах Крайнего Севера
Обращаем внимание, что компенсация положена работникам, которые фактически трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Адрес местонахождения работодателя, если он отличается от места фактического ведения деятельности и не является «северным», для целей предоставления компенсации значения не имеет.
- Наименование.
- Адресат заявления. Здесь следует указать структуру, в которой сотрудник работает или проходит службу, а также ФИО руководителя организации.
- Сведения о заявителе (ФИО, занимаемая должность).
- Срок, в течение которого сотруднику предоставляется очередной отпуск.
- Дата отъезда в отпуск, прибытия к месту назначения. Дата убытия из отпуска и прибытия домой.
- Место отдыха.
- Указание на вид транспорта, которым сотрудник намеревается доехать до места проведения отпуска и вернуться к месту убытия. С указанием категории транспорта.
- Кто из лиц сопровождает сотрудника в поездке с указанием места в транспорте.
- Дата составления документа.
- Подпись с расшифровкой.
При подаче заявления сотрудник обязан приложить к заявлению оплаченные или забронированные посадочные билеты, а после отпуска предоставить в бухгалтерию соответствующие квитанции. При наличии разницы между оплаченной нанимателем компенсацией и фактической потраченной суммой, производится перерасчет и доплата недостающих средств.
Правила составления рапорта на получение денежной суммы схожи с теми, что действуют в отношении военнослужащих. Т.е. сперва претендент приобретает проездные билеты за свой счет, потом составляет документ с просьбой их компенсировать на имя начальника отделения, в котором проходит службу.
- компания, где работает гражданин, осуществляет свою деятельность в условиях Крайнего Севера или в районах, приравненных к ним – перечень таких местностей установлен Советом Министров СССР от 10.11.1967 № 1029 и с ним может ознакомиться каждый желающий;
- на получение компенсации можно рассчитывать не чаще, чем 1 раз в 24 месяца;
- место отдыха должно находиться на территории РФ.
- для железнодорожного сообщения — в размере стоимости плацкартного билета;
- для авиационного сообщения — в размере стоимости перелета эконом-классом;
- для водных транспортных путей — эквивалентно стоимости каюты Х класса для морских судов и 3 класса для речных;
- для автотранспортного сообщения — стоимость проезда в автобусе.
Некоторые категории трудящихся, которые работают в государственных организациях и фондах, а также органах федерального подчинения, могут рассчитывать на выплату проездных расходов к месту проведения отпуска без предоставления документального подтверждения суммы.
При подаче заявления сотрудник обязан приложить к заявлению оплаченные или забронированные посадочные билеты, а после отпуска предоставить в бухгалтерию соответствующие квитанции. При наличии разницы между оплаченной нанимателем компенсацией и фактической потраченной суммой, производится перерасчет и доплата недостающих средств.
- ФИО и должность сотрудника предприятия;
- ФИО и должность главы предприятия;
- наименование документа — заявление;
- просьба о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска и выплаты возмещения расходов на проезд и перевозку багаж к месту проведения отпуска;
- маршрут следования;
- перечисление членов семьи, не имеющих доходов, которые входят в категорию предоставления компенсации;
- перечисление прилагаемых документов (билетов, квитанций и прочих подтверждений расходов).
- место работы лица территориально находится в регионах, относящихся к Крайнему Северу или равных ему климатических зонах (полный список регионов утвержден в министерском Постановлении №1029);
- данная компенсация предоставляется не чаще, чем один раз в 2-летний период;
- лицо проводит отпуск в пределах Российской Федерации;
- данное место работы является основным для работника.
Как оплатить дорогу в отпуск
ПРАВИЛО 1. Право на оплату проезда появляется у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организациистатьи 122, 325 ТК РФ. Поэтому ждать истечения 2 лет работы для предоставления льготы не нужно.
ПРАВИЛО 2. Эти 2 года исчисляются суммарно с момента начала работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а не у конкретного работодателяп. 6 Порядка, утв. Постановлением Правительства Республики Коми от 28.07.2005 № 212. Так, если работник по истечении 1 года работы в районах Крайнего Севера поменял место работы на Севере и при этом не использовал право на оплату проезда к месту отдыха и обратно, то при предоставлении отпуска по новому месту работы он может воспользоваться этим правом, если подтвердит, что ему не производилась такая выплата.
ПРАВИЛО 3. Если в течение двухлетнего периода работник-северянин не воспользуется своим правом на компенсацию оплаты дороги в отпуск, то она не будет перенесена на следующие 2 года и попросту сгорит. Так, если работник не выезжал на отдых с Севера и по истечении 2 лет обратился к работодателю с просьбой оплатить проезд к месту использования предстоящего отпуска, а также предыдущего, то работодатель обязан оплатить проезд по предстоящему отпуску и может отказаться оплачивать проезд по предыдущему отпуску, поскольку 2 года, в течение которых работник мог воспользоваться этим правом, истекли. Или же еще одна возможная ситуация. Женщина, находясь в отпуске по уходу за ребенком, не прерывала его, не брала ежегодный оплачиваемый отпуск в течение 2 лет и не обращалась за компенсацией стоимости проезда. А затем она прервала отпуск по уходу, ушла в ежегодный отпуск и получила компенсацию на проезд. Следующая компенсация ей положена уже не ранее чем по окончании двухлетнего периода.
ПРАВИЛО 4. Льгота по оплате проезда неразрывно связана с правом на отпуск. Поэтому если работник обратился за оплатой проезда до начала отпуска и на момент начала отпуска двухлетний период для оплаты проезда еще не истек, то дорогу ему нужно оплатить. То, что подтверждающие документы работник представит по окончании отпуска, то есть уже за рамками этого двухлетнего периода, значения не имеет. Например, если работник написал заявление до начала отпуска, а сам отпуск начинается за неделю до истечения двухлетнего периода, в котором он еще не воспользовался компенсацией на проезд, то компенсацию работнику нужно выплатить. Если отпуск начнется за пределами двухлетнего периода, то см. правило 3.
ПРАВИЛО 5. Не имеет значения, будет ли работник на момент возвращения из отпуска состоять в трудовых отношениях с работодателем. Речь идет об оплате дороги при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнениемст. 127 ТК РФ. Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Однако ВС РФ счел правильным такой подход: если работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением, компенсация оплаты стоимости проезда предоставляется и в том случае, если он возвратился из места проведения отпуска после его окончания. Ведь трудовое законодательство связывает оплату стоимости проезда с самим фактом предоставления работнику и использования им ежегодного оплачиваемого отпускаразд. 6 Обзора ВС.
О районах Крайнего Севера
Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12.
Обращаем внимание, что компенсация положена работникам, которые фактически трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Адрес местонахождения работодателя, если он отличается от места фактического ведения деятельности и не является «северным», для целей предоставления компенсации значения не имеет. Сказанное означает, что, например, если у организации, зарегистрированной в Москве, есть обособленное подразделение в Мурманской области, то работникам такого обособленного подразделения компенсация проезда полагается.
Это важно знать: Заявление отпуск по беременности и родам: образец 2021 года
К слову, вахтовикам, которые только работают, но не проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсация проезда в отпуск не полагается (п. 4 Постановления КС от 09.02.2012 № 2-П ).
Правила оплаты стоимости проезда в отпуск работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
В соответствии со ст.33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (в ред. изменений и дополнений) (далее — Закон N 4520-1) лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый одни раз в два года за счет организаций проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси), а также на оплату стоимости провоза багажа до 30 килограмм.
Кроме того, организации обязаны в таком же порядке оплачивать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа членам семьи работника, независимо от времени использования ими отпуска.
Право на оплачиваемый отпуск распространяется в том числе и при предоставлении работникам отпуска с последующим увольнением (Письмо Миннаца России от 20.10.1995 N 2417 «О порядке предоставления компенсаций лицам, работающим на Севере»).
Порядок реализации продекларированных действующим законодательством прав работников регламентирован п.39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2, и Комментариями к Закону Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденными Письмом Госкомсевера России от 23.08.1993 N 2028 (далее — Комментарий N 2028).