Письмо о предоставлении информации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо о предоставлении информации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.

Советы по написанию письма с просьбой о предоставлении информации

Вот список советов, которые вы можете рассмотреть при написании письма с просьбой о предоставлении информации:

• Сохраняйте позитивный настрой: Хотя отправка письма с просьбой о предоставлении информации может показаться пугающей, особенно если вы плохо знаете получателя, сохраняйте позитивный настрой и сосредоточьтесь на цели вашей просьбы. Вы можете встретить организацию или человека, который может предоставить вам необходимую информацию и будет рад помочь вашему проекту, инициативе или исследованию.

• Выражайте свои мысли ясно: Когда вы просите информацию, важно выражаться ясно и кратко, чтобы получатель понял вашу просьбу и причину, по которой вы заинтересованы в получении информации. Это поможет им чувствовать себя уверенно при обмене информацией с вами или организацией, в которой вы работаете, и может помочь вам установить прочный контакт с читателем.

• Будьте готовы к компромиссу: Хотя вы можете выразить конкретные временные рамки или крайний срок, к которому вы надеетесь получить информацию, вам может быть полезно быть готовым к компромиссу. Например, человек может быть в состоянии предоставить вам только часть информации, которую вы ищете, и сохранение гибкости может помочь вам принять то, что он предлагает, с благодарностью и смирением.

• Поймите свою аудиторию: Вашей аудиторией может быть друг или коллега, специалист из университета или крупной организации. От того, как вы обращаетесь к получателю и какой стиль письма используете, могут зависеть ваши профессиональные отношения с аудиторией, а понимание подходящего тона поможет вам оставаться дружелюбным и профессиональным.

• Учитывайте внешние факторы: При запросе информации учитывайте внешние факторы, такие как юридические ограничения или доступ, зависящий от времени. Эти обстоятельства могут помешать человеку поделиться с вами информацией или затруднить соблюдение сроков, поэтому вам будет полезно учесть эти детали при написании письма-запроса.

Как правильно написать?

Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.

Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

1. В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.

   Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.

2. В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».

   Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ФАЙЛЫ

ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2021 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Типовые проблемы, связанные с вопросами

Не копать в глубину и вообще останавливаться на первом ответе. Чаще это свойственно младшим специалистам. Много времени и моральных усилий они тратят на формулировку вопроса и на то, как его задать. Поэтому любой первый ответ, который они получают, уже считается замечательным.

Бездумные, ленивые вопросы. Особенно поймут руководители или менеджеры, потому что ленивый вопрос всегда перекладывает ответственность на них. К этому еще вернемся в этой статье.

Например, есть какая-то рабочая задача или нужно подойти к коллеге, что-то уточнить. Тогда следует заранее изучить материалы, инструкции или ещё что-то, и только потом сформулировать вопрос. Не в стиле «я почитал инструкцию и не понял, что там написано». Будет правильно: «я посмотрел инструкцию, вот в этом пункте мне непонятно что с этим сделать. Я понял так, я прав или нет?».

Да я 100500 раз это проходил! Даже у опытных специалистов есть проблемы, связанные с вопросами, они могут попасть в ловушку «мне всё понятно, я 100500 раз такое проходил». Они ведь профессионалы в теме и задают правильные вопросы. Поэтому могут на выходе не слушать, что им отвечают — им все и так понятно.

Как вопросы могут помочь лидам, менеджерам и наставникам?

Они помогают в любой ситуации, когда нужно дать обратную связь или помочь в чём-то разобраться.

Вопросы сомнения — это не критиковать, что вам принесли не ревью, а спросить то, что возможно, сломает логику. Например: «Как ты думаешь, твое решение будет работать, если нагрузка будет не 1 000 человек в минуту, а 100 000? Подумай, пожалуйста, выдержит оно, или нет. Какие у тебя есть предложения?». Человек наверняка задумается, засомневается в своем решении. А если спросить: «Почему ты так сделал?», то человек начнет оправдываться и защищать.

Вопросы расширения, которые помогают посмотреть на задачу с разных сторон. Например, как бы изменилось решение, если бы не было ограничения по срокам / бюджету / технологии и т.д.

Вопросы, запускающие мышление. Бывает, когда начинается новая сложная задача, появляется прокрастинация. Вместо того чтобы раздавать советы: типа, иди, вот это покопай, это посмотри — можно задать вопросы, которые помогут начать думать. Например, как ты думаешь, как пользователи будут использовать эту функцию? Что полезного даст пользователям эта функция? И так далее. Эти вопросы помогут сдвинуть человека с точки и активировать его мозговую деятельность.

Пример запроса информации

Вот пример запроса информации:

Запрос № 5839
13 июля 2020 г.
Реконструкция парковки дома престарелых Ист-Пойнт
Проект №340

Представлено: Джексону Смиту
Представлено: Сьюзен Бэрроу

Описание РФИ:

Builders Group, Ltd. ищет поставщика 15 тонн белого щебня для парковки дома престарелых. Эти материалы потребуются нам с 1 августа 2020 г. по 14 августа 2020 г., в зависимости от хода проекта.

У дома престарелых Ист-Пойнт есть гравийная парковка, которая в последний раз ремонтировалась два года назад. Джон Дэвис, президент Ист-Пойнт, недавно связался с нами по поводу крупного проекта реконструкции на открытом воздухе и попросил, чтобы мы уделили первоочередное внимание укладке нового камня на парковке.

Он специально запросил дробленый белый камень, потому что предпочитает более яркий вид и более крупные камни, поскольку посетители часто наносят небольшие кусочки гравия на свою обувь. Мы планируем начать проект 1 августа 2021 года, если позволит погода.

Рекомендации специалистов

В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.

Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.

Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.

И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.

Требовать ли подписанный акт назад?

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.

А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2020 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Похожие записи:

• Правила поступления в ординатуру в 2023 году
• Пять правил для сделок с маткапиталом
• Алгоритм получения кадастрового паспорта на земельный участок