Приказ о новой печати в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о новой печати в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Основные причины и порядок уничтожения
Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:
- Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
- Ликвидация предприятия.
- Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.
Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации – основной правовой предлог для заказа новой.
Корректная процедура уничтожения требует:
- Непосредственного физического уничтожения печати.
- Корректного документального подтверждения факта ликвидации.
Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.
Печать «для документов» и доверенность
Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.
Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.
Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).
Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).
Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено. Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.
Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем
Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.
Обязательными реквизитами основной печати
в настоящее время являются:
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
- Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).
Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.
Замена и приобретение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения;
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Учреждении
4.1. В ---------- используется гербовая мастичная печать в двух
экземплярах, а также малая гербовая выжимная металлическая печать.
Первый экземпляр гербовой мастичной печати закрепляется за заведующей
Ивановой Н.Д.
канцелярией ------------- и используется для проставления оттиска гербовой
печати на следующих документах:
- доверенностях;
- заключаемых договорах;
- актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
- заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
- представлениях и ходатайствах (о награждении государственными наградами и т.д.);
- гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
- командировочных удостоверениях;
- иных документах для удостоверения подписи должностного лица, имеющего
Учреждения
право действовать от имени ----------, а также документах, требующих
наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим
законодательством РФ.
Второй экземпляр гербовой мастичной печати "Для финансово-хозяйственных
Клюевой А.Д.
операций" закрепляется за главным бухгалтером ------------ и используется
для проставления оттиска гербовой печати на следующих документах:
- доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
- поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т.д.);
- реестрах (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства, и т.д.);
- бухгалтерских и статистических отчетах;
- сметах расходов;
- справках (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
- извещениях по централизованным выплатам;
- уведомлениях о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
- путевых листах автомобилей;
- иных документах, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.
Малая гербовая выжимная металлическая печать закрепляется за
Машиной Е.В.
начальником отдела кадров ------------ и применяется только при оформлении
удостоверений.
4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.
Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.
Уничтожение печатей, штампов
«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 11
При изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению. Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. В статье предлагаем ознакомиться с порядком уничтожения старых печатей и штампов и документальным оформлением этой операции.
При возникновении необходимости уничтожения печатей и штампов следует узнать, не утвержден ли порядок их уничтожения региональными нормативными актами. Если такой порядок установлен в регионе, нужно производить уничтожение печатей и штампов в соответствии с этим порядком. Если же такого порядка на региональном уровне не установлено, то учреждение должно самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (его образец приведен ниже).
Операция по уничтожению печатей и штампов сводится к их физическому уничтожению и документальному оформлению этого факта.
При этом руководителем учреждения (если у него имеются полномочия на это) выбирается способ уничтожения печатей и штампов. Так они могут быть уничтожены:
- учреждением самостоятельно;
- специальной штемпельно-граверной мастерской;
- органом по учету печатей.
Уничтожение печатей и штампов учреждением самостоятельно. Для того чтобы уничтожить печати и штампы, в учреждении приказом руководителя назначается специальная комиссия. В присутствии всех членов комиссии печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей (штампов);
- наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
- способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями, сошлифованием их поверхностей и иным способом);
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
Уничтожение печатей и штампов сторонней организацией. При таком способе уничтожения печати и штампы передаются в соответствующий орган по учету печатей или специальную штемпельно-граверную мастерскую. Вместе с печатями и штампами передается комплект документов:
- заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
- ксерокопия паспорта руководителя и копия приказа о его назначении, заверенная вышестоящей организацией;
- доверенность от руководителя учреждения на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
- ксерокопия паспорт лица, ответственного за уничтожение печати;
- выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
- документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение);
- иные документы.
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Одним из путей борьбы с изготовлением поддельных печатей, штампов является комплекс мер, направленных на усовершенствование защиты печатей и штампов от их подделки. Данный комплекс признаков включает в себя следующие элементы:
1. Микротекст — текст с высотой символов не более 1 мм.
2. Инверсный микротекст — микротекст, выполненный в белом начертании на темном фоне.
3. Растровый фон — фоновый рисунок из мелких точек.
4. Использование в печатях кроме обычных чернил со специальными свойствами, например, ультрафиолетовых.
5. Использование для изготовления документов специальных бланков, затрудняющих сканирование оттиска печати.
6. Изготовление печатей со свойствами отображения в оттисках проявляющегося при определенных условиях скрытого изображения.
7. Изготовление печатей с информационной матрицей.
8. Использование инфракрасной штемпельной краски.
Обозначенный комплекс признаков качественно дополняет технологию изготовления печатей и штампов, защищая их от подделки. Однако преступники не остановятся в совершенствовании способов подделки печатей и штампов, поэтому следует серьезно подойти к вопросу разработки новых способов защиты печатей и штампов от подделок. В связи с этим заслуживает внимания предложение по исследованию комбинированного способа получения оттиска.
Суть комбинированной защиты оттиска от подделки состоит в том, что уже разработанные способы защиты в основном имеют плоскостные отображения в оттиске, что не всегда дает возможность объективного вывода о подлинности оттиска. Одним из вариантов решения обозначенной проблемы может быть использование в оттиске печати микроголографического изображения, комбинированного с другими элементами защиты.
Известно, что без использования специального оборудования подделка голографического изображения затруднена. В целях защиты необходимо использовать такое голографическое изображение, которое может визуально определяться только при детальном исследовании оттиска при помощи увеличительных приборов.
Реализация данного предложения пока еще затруднена по техническим причинам, поскольку не разработаны такие печати, в оттиске которых уже присутствовала бы голография. Выходом из сложившейся ситуации считаем многослойный способ получения оттиска.
Данный способ может быть реализован путем прикрепления к рабочей части печати голографических изображений (лицевой частью к печати).
Следует учитывать, что нижняя часть основы, на которую нанесена голограмма, должна иметь клеящий слой. При прижатии печати к месту постановки ее оттиска на материал документа переходят не только красящее вещество с элементов печати, но и микроголографические изображения, которые крепятся к документу с помощью клеящего вещества.
Изменение в преступных целях места нахождения голограмм в оттиске неизбежно приведет к изменению структуры самого оттиска, особенно по краям его соединения со штрихами отдельных элементов оттиска и голограммы. Следует при этом учитывать, что на верхней части голограммы тоже будут отображаться штрихи печати. В случае изменения верхнего слоя при подделке печати, штрихи оттиска на верхнем слое голограммы и штрихи этого же оттиска по краям голографического изображения не будут совпадать.
Процесс борьбы с изготовлением поддельных печатей и штампов не может ограничиваться только техническими аспектами выявления признаков подделки. Так, следует разработать законопроект, запрещающий изготовление печатей и штампов на негосударственных предприятиях.
Кроме того, целесообразна разработка компьютерной программы, в которой наглядным образом с необходимым увеличением должны демонстрироваться как признаки подделки печатей и штампов, так и признаки их защиты от подделки. Данные программы должны быть распространены в системе правоохранительных органов, а также органов власти и местного самоуправления.
В целях совершенствования экспертного процесса исследования различных печатей и штампов следует изменить и технологию получения образцов печатей и штампов на сравнительное криминалистическое исследование, особенно в случаях получения сравнительных образцов печатей и штампов, изготовленных компьютерно-технологическим способом.
Более качественным сравнительное исследование печатей и штампов, изготовленных на компьютерной технике, будет при назначении комплексной экспертизы — компьютерно-технической и технико-криминалистической экспертизы документов. Отбор сравнительных образцов в этом случае должен производиться специалистами в области компьютерной техники, а также криминалистами. Предметом подобной комплексной экспертизы могут быть: жесткий диск, принтер, оттиски печатей и штампов на исследуемых документах и т.п.
Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть: образец заявки на изготовление или замену печати; форма журнала регистрации печатей и штампов; перечень документов, на которых ставится печать организации; перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения. Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации.Доронина Л.А. Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2008.- № 2. — С.7-8.
Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в журнале учета печатей и штампов организации. На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати.Шахкелдов Ф.Г., Рычкалова Л.А. Противодействие процессу изготовления неподлинных печатей и штампов // Общество и право. 2013. №3 (45).
В заключение следует отметить, что дальнейшее совершенствование правового и криминалистического аспектов противодействия процессу изготовления поддельных печатей и штампов должно происходить в том числе и путем продолжения широкой научной дискуссии по рассматриваемому нами аспекту проблемы.
Приказ об использовании печати для документов
Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.
Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.
Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.
Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.
На какие документы ставится гербовая печать учреждения?
Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации.
Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации). Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет — самостоятельным документом или дополнением к уставу.
В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме: Оттиск печати службы ДОУ Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Оттиск гербовой печати Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны: — штатное расписание; — образцы подписей на открытие счетов и др.
Внимание
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.
Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Недопустимые нарушения
Нужно помнить, что при использовании печати нельзя:
- Изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ».
- Указывать , чтобы исключить путаницу.
- Включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия.
- Пользоваться старой печатью при изменении данных.
- Нарушать инструкцию по применению.
Итак, если соблюдать эти правила, то проблем с печатью не возникнет. Ну а работать с ней или без нее – решать самой организации.
Как правильно заправить печать или штамп, вы узнаете из данного видео.
Печать организации: требования и образец 2018
Как должна выглядеть печать организации? Какие требования к печати ООО прописаны в законе? Образец печати прилагается.
Печать ООО – это фирменный знак отличия организации. Оттиск печати подтверждает, что документ, на котором он проставлен, действительно содержит информацию, исходящую от имени конкретного юридического лица. Но несмотря на популярность этого делового атрибута, печать ООО в 2018 году уже не является обязательной.
Закон, который отменил обязательную печать юридического лица, был опубликован в апреле 2015 года. После этого соответствующие изменения постепенно вносились в другие законы и нормативно-правовые акты.
До сих пор продолжают действовать обязательные требования к наличию печати ИП или организации на следующих документах:
- Бланк строгой отчетности (БСО) – п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359;
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – п. 5.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
Правда, эти требования можно оспорить, потому что из статьи 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ следует, что печать не относится к обязательным реквизитам первичных документов (в том числе, БСО и ПКО). Но если спорить вы не готовы, то лучше штамп проставлять.