Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Как заверить копию трудовой книжки
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.
Где заверить копию трудовой книжки безработному
Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки. В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?
Обратите внимание => Кто имеет право на субсидии и льготы в тольятти
Особенности оформления копии для банка
Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:
- копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
- если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.
Порядок заверения копии трудовой книжки
Заверение копии трудовой книжки обычно производится у основного работодателя. Это может происходить в кадровом отделе или ином структурном подразделении, отвечающем за ведение трудовых книжек (в бухгалтерии, например). В организациях с небольшой численностью штата, где отдельная должность кадровика не предусмотрена, заверить трудовую книжку может руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В любом случае это должно быть лицо, уполномоченное приказом на ведение, учет и хранение трудовых книжек.
В соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», наниматель должен по письменному требованию трудящегося сделать копию трудовой книжки или выписку из нее. Также установлен срок для выдачи копии – не более 3 рабочих дней. Отличие выписки от копии заключается в том, что в выписке содержатся копии заполненных страниц, а в полной копии – все листы трудовой книжки, включая пустые.
Варианты изготовления копии трудовой книжки
Есть 2 варианта изготовления копии трудовой книжки.
1 вариант: на всех откопированных страницах ставятся отметка «Копия верна» и дата, расписывается уполномоченное лицо, расшифровывается его подпись, ставится печать организации (индивидуального предпринимателя). Данный способ используется чаще всего.
2 вариант: все откопированные страницы прошиваются, на обороте приклеивается отрезок чистой бумаги на место сшивки. На нем пишется, сколько прошито и пронумеровано страниц, ставится отметка «Копия верна», дата, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), печать организации (индивидуального предпринимателя).
Если копия трудовой книжки делается по основному месту работы, на копии страницы с последней записью ответственное лицо записывает: «работает по настоящее время», ставит подпись с расшифровкой, дату и печать.
Важно:
- В том и другом случае копии (сделанные на ксероксе, сканере или распечатанные – значения не имеет) должны быть разборчивыми и читаемыми, иначе их могут не принять.
- Копии снимаются со всех страниц, где есть записи, включая вкладыш в трудовую книжку и титульный лист.
- Следует заранее узнать в той инстанции, куда предоставляется копия, в каком формате она им нужна, можно ли делать несколько копий страниц трудовой книжки на одном листе формата А4. Для некоторых организаций это принципиально важно.
- Для внесения записи о соответствии копии оригиналу могут использоваться штампы, а также может ставиться печать – как организации, так и ее структурного подразделения. Например, «ООО “ЛИМИТ” отдел кадров».
В настоящей статье перечислены все основные правила заверения копии трудовой книжки, которые помогут сэкономить ваше время и силы.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Требования к ксерокопии
Заверять ее можно как в нотариальной конторе, так и на своей работе в отделе кадров. Чаще предоставляется документ работодателем. Заверенная копия выдается сотруднику бухгалтером компании, где он трудится, после подачи письменного заявления. Через 3 рабочих дня документ должен быть готов (ст. 62 ТК РФ). Если требуется не вся книжка, а какая-то определенная страница, то можно распечатать и заверить именно ее. Печать должна быть четкой, чтобы каждое слово легко читалось. Страницы помечаются подписью «копия верна», на них проставляется печать предприятия. Странички нумеруются, но это необязательная процедура. Ответственное лицо рядом с отметкой о том, что копии можно верить, ставит свою личную подпись и расшифровывает ее. В обязательном порядке нужно еще указать дату, когда такая бумага создавалась.
Это интересно: Какие полисы ОМС надо менять
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
В основном, изготовление копии и ее заверение осуществляются в отделе кадров организации, где работает сотрудник. Для этого со стороны лица, запрашивающего копию, не требуется писать никаких письменных заявлений или обращений в кадровую службу, достаточно обратиться устно.
После этого специалист отдела кадров обязан в трехдневный срок сделать заверенную копию трудовой книжки и выдать ее заявителю.
Имеются организации, как правило, с большим количеством работников, в которых внутренние правила предусматривают, что работнику необходимо представить в отдел кадров письменное заявление. Сроки предоставления дубликата при этом не изменяются и остаются прежними – 3 дня. За это время сотруднику работодателем должна быть выдана копия, на которой требуется печать организации и подпись ее руководителя (или лица, уполномоченного на это).
На копии должна стоять печать организации и подпись ее руководителя (или лица, уполномоченного на это).
На предприятиях и в организациях с небольшим количеством работников, в штате которых отсутствуют отделы кадров, заверяет и подписывает копию либо сам руководитель, либо же главный бухгалтер. Выдача копий индивидуальными предпринимателями также происходит по этим правилам.
На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.
Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации
Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:
- «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
- На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
- Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).
Правильно заверить трудовую книжку образец 2021
› › Чтобы получить разные услуги, как у государственных учреждений, так и частных организаций, часто необходима заверенная копия трудовой книжки, чтобы доказать, что человек имеет работу.
Также по ней можно отследить, как часто менялись места труда, это добавит надежности владельцу документа.
При этом правила заверения установлены на официальном уровне, и поэтому сложности в этой процедуре не возникнет.
Ошибка, которая может быть допущена в процессе, может привести к недействительности копии, поэтому процедуру нужно соблюсти.
Чтобы получить запись о работе в настоящее время, следует подготовить копию трудовой книжки, поскольку в оригинале она не ставится, и это будет нарушением установленных нормативов. При этом подготовить ее может не только работодатель, но и нотариус, но второй вариант возможен только в том случае, если человек действительно нигде не работает. А чтобы получить такой образец от работодателя, необходимо написать на имя начальства письменное заявление, хотя можно обратиться и устно.
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году.
Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).
Похожие записи: