Что относится к первичной документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что относится к первичной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.

В среде финансистов и бухгалтеров преобладает мнение о том, что гражданско-правовой договор не является первичным учетным документом, поскольку:

1. гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);
2. в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:

• оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
• оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли, и т.д.

Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.

Сторонники данной точки зрения апеллируют в основном к отмеченным в следующей цитате знаком «–» частям статьи 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В первичном учетном документе исправления допускаются.

Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.

6 типичных ошибок в первичной документации:

1. Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
2. Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
3. Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
4. Ошибки в расчетах.
5. Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
6. Неправильное исправление ошибок в первичных документах.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Закрывающие документы по договорам

Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

Причина отсутствия документов	Решения судов, в которых причина признана уважительной
Утрачены при пожаре	Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07)
Изъяты следственными органами	Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2
Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)
Утеряны налогоплательщиком	Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156
Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках)	Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006
Уничтожены в связи с истечением срока хранения	Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.

Об указании первичных документов в договорах

• Первичными документами в деловом обороте называют документы, подтверждающие факт совершения тех или иных хозяйственных операций. Другими словами, первичные документы — это свидетельства о фактах хозяйственной жизни субъекта экономической деятельности (ИП или организации), составленные по утвержденной форме на бумажном или электронном носителе информации, содержащие ряд обязательных реквизитов и имеющие юридическую силу. По закону, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом.

Сейчас не как раньше, стало все очень строго. Много претензий и придирок со стороны контролирующих органов к договорам, которые мы заключаем с контрагентами, к самим контрагентам и другим документам, которые мы подписываем с контрагентами.

• Представители контролирующих органов в своей надзорной работе делают акценты на проверке реальности заключенных договоров и совершенных сделок, выявлении фиктивных, мнимых и притворных сделок.
• По большому счету, сейчас все сделки могут подозреваться как фиктивные, мнимые, притворные или совершенные с целью получения необоснованной налоговой выгоды.
• Чтобы доказать обратное в случае проведения проверки, мы сейчас собираем о своих контрагентах самые подробные сведения, запрашиваем у них все возможные копии правоустанавливающих документов, проверяем друг друга на всех существующих официальных и неофициальных сервисах проверки.

И этого бывает недостаточно. Еще одним важным моментом в свете еще большей прозрачности и реальности совершаемых операций может стать указание в договорах тех первичных документов, которыми договаривающиеся стороны подтверждают исполнение взаимных договорных обязательств.

1. По умолчанию исполнение договорных обязательств подтверждаются как правило платежными поручениями, исполненные банком и универсальными передаточными документами, подписанными уполномоченными представителями сторон.
2. В зависимости от вида и предмета договора в качестве подтверждающих документов могут выступать и другие формы документов (экспедиторская расписка, отчет агента, транспортная накладная, товарная накладная, акты, справки и так далее).
3. Желательно, чтобы каждый договор содержал сведения о том, какими именно формами первичных документов будут подтверждаться исполнение взаимных договорных обязательств.
4. Формы первичных документов могут быть общеобязательными и унифицированными (например, платежное поручение, его форма утверждена Центральным банком и обязательна для всех) и разработанными нами самостоятельно.
5. В последнем случае образец такой формы мы приводим в приложении к договору, если наш контрагент с ней согласен.
6. Разработанные нами формы первичных документов должны отвечать общим требованиям, предусмотренным пунктом 2 статьи
   9 федерального закона «О бухгалтерском учете».

Как показывает практика делового оборота, исполнение договора не всегда сводится к совершению одного (разового) действия.

В большинстве случаев исполнение представляет собой процесс, то есть определенную систему последовательно совершаемых действий и, как следствие, для подтверждения всех возможным действий может потребоваться целый перечень как первичных документов, так и дополнительных, например: форм заказов, уведомлений о возврате, о выбраковке и так далее.

■ Составление и подписание первичных документов о приемке-сдаче товаров (работ, услуг) имеют большое юридическое значение.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Перечень таких бумаг состоит из:

1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.

Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет подшит документ.
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Комментарий к п. 1 ст. 9

Общее требование по оформлению первичными учетными документами всех фактов хозяйственной жизни представляется очевидным. Отличие от аналогичного требования, содержавшегося в прежнем Законе о БУ, в том, что первичные документы более не будут называться оправдательными, а также в том, что оформлению подлежат не хозяйственные операции, а факты хозяйственной жизни.

Это интересно: Статья 4 АПК РФ. Право на обращение в арбитражный суд

По нашему мнению, данное определение представляется не вполне корректным, так как на уровне терминологии (используемой новым Законом о бухгалтерском учете) факты хозяйственной жизни и объекты бухгалтерского учета не являются идентичными понятиями.

Комментарий к п. 4 ст. 9

Норма п. 4 принципиально новой не является. Руководитель организации и ранее имел право (или был обязан) утверждать формы первичной учетной документации. Разница в том, что ранее это касалось только тех форм, которые не были унифицированными. С 2013 г. руководитель экономического субъекта обязан утверждать исключительно все формы, используемые в организации.

Следует обратить внимание на то, что образцы форм на утверждение должно представлять лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, в том случае, когда обязанности по ведению бухгалтерского учета передаются сторонней организации (на условиях договора аутсорсинга или аналогичного), представлять формы документов должен специалист, с которым заключен соответствующий договор.

В организациях государственного сектора (на которые действие п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не распространяется) порядок применения форм первичных учетных документов регулируется отдельными нормами Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, а также Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

При этом, как следует из Перечня унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (Приложение 1 к Приказу Минфина России от 15.12.2010 N 173н), организациями государственного сектора могут применяться формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления» ОКУД), а также формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД (то есть те, которые ранее применялись хозяйствующими субъектами иных отраслей и видов деятельности). Таким образом, альбомы унифицированных форм первичной учетной документации могут по-прежнему использоваться в практике документооборота между экономическими субъектами, хотя и в ограниченном масштабе.

Комментарий к п. 6 ст. 9

Данная норма не является принципиально новой. Аналогичное требование содержалось в п. 7 ст. 9 прежнего Закона о БУ. Отличия от новой нормы представляются исключительно терминологическими.

Обращаем внимание на то, что в п. 6 ст. 9 нового Закона о бухгалтерском учете речь идет именно о первичных учетных документах (а не об отчетности). Таким образом, чаще всего необходимость дублирования данных электронного документа на бумажном носителе будет возникать в силу коммерческого договора (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками и т.п.). Такими документами, в частности, могут быть расчетные документы, а также документы, опосредующие движение материально-производственных запасов (например, накладные). Также можно предположить, что в настоящее время подобные требования договоров будут характерны для условий, касающихся представления счетов-фактур (по суммам НДС). Счета-фактуры теперь также могут представляться в электронном виде, однако пока эта практика широкого распространения не получила.

Если несвоевременно или неправильно оформить «первичку»?

Выяснив, какие документы являются первичными в бухгалтерии, можно понять, насколько важно их своевременное составление и передача экземпляра контрагентам. Но что, если должностное лицо не отразило в них факт проведения хозяйственной операции либо сделало это некорретктно или с запозданием?

Без «первички» невозможно доказать, что товар был поставлен, работа осуществлена, услуга оказана. В суде одна из сторон сможет сослаться на подписанный контрагентами договор, но без учетной документации факт выполнения обязанностей доказать не выйдет.

Можно случайно увеличить или снизить размер налогов. Неправильные суммы увеличивают или уменьшают налоговую базу. И если в первом случае проблем не возникнет, и всегда можно потребовать у ФНС зачет излишне уплаченных денежных средств на следующий период, то при уменьшении на организацию или предпринимателя наложат штрафы.

При работе с первичными документами в бухгалтерии нужно быть предельно внимательным. ФНС в письме № СД-4-3/264, опубликованном в 2018 году, запрещает их исправление (за исключением счетов-фактур).

Аутсорсинг бухгалтерии – недорогая услуга для представителей малого бизнеса, которая позволит сэкономить на штате сотрудников и получить страховую премию в случае форс-мажора по вине подрядчика.

Договор является первичным документом в бухгалтерском учете

Например, таким акционерам предоставлено право получать информацию о хозяйственной деятельности общества. Попытки Общества отказать миноритарным акционерам в предоставлении информации и документов пресекаются контролирующими органами и чреваты привлечением к административной ответственности. Решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от

Кроме того, проверяющие потребовали представить договоры с поставщиками, трудовые договоры, главную книгу, карточки счетов 60 и Права ли налоговая инспекция? Нет, действия представителей налоговых органов неправомерны. На наш взгляд, инспекторы превысили свои полномочия. Поэтому вы можете обжаловать решение проверяющих в суде. Сразу скажем, что у вас есть хороший шанс выиграть судебное разбирательство.

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб. коп.
1	Картридж	шт.	1	3000,00	3000,00
ИТОГО	3000,00

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Похожие записи:

• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• О некоторых вопросах предоставления жилья по договору социального найма
• Вакцина Спутник V (Гам-Ковид-Вак)