Новые формы УПД и счета-фактуры с 1 июля 2021 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые формы УПД и счета-фактуры с 1 июля 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Уникальные идентификационные коды являются результатом государственных оборонных контрактов (статья 6.1 Федерального закона от 29. 12. 2012 «О государственном оборонном заказе») и контрактов, финансируемых из финансовых источников (статья 5 Федерального бюджетного контракта «Программные периоды 2017 и 2018 и 2019 гг.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Mystore позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. Сервис интегрируется с популярными системами EDI: например, Takscom, Edo Lite и 1C Клиент EDI. Начните прямо сейчас — это бесплатно!

Идентификаторы государственных контрактов для счетов-фактур и ОДП необходимы для облегчения налоговым органам управления передачей товаров (проектов, услуг) в счет авансов, полученных из федерального бюджета.

Если вы не уверены, что писать в новой строке, скорее всего, вам не нужно ее заполнять; первая строка необходима только в том случае, если вы работаете над открытым контрактом с уникальным идентификатором.

Если ваш контракт не имеет такого идентификатора, вам не нужно вводить идентификатор государственного контракта в UDP. Поле должно быть заполнено тире.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Общая информация об изменении порядка обмена для УПД/УКД

В связи со вступлением в силу Приказа ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@ наступает обязанность оператора электронного документооборота передавать все электронные УПД и УКД, содержащие реквизиты прослеживаемости, в приемный комплекс ФНС России – ПП ЭДЕМ.

В соответствии с этим изменяется порядок обмена УПД/УКД, в рамках которого будут добавлены подтверждающие квитанции от оператора на титулы продавца и покупателя. Данные квитанции необходимы для корректной передачи пакета документов в приемный комплекс ФНС.

Новый порядок обмена предусмотрен для электронного универсального передаточного документа (УПД) с функциями:

• СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

А также для электронного универсального корректировочного документа (УКД) с функциями:

• КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
• ДИС – документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При каких операциях используется УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. Причем в одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций.

Например, продавец отгружает купленные товары и своими силами монтирует их в помещении покупателя. В такой ситуации в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и услуг по установке (письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).

Можно применять УПД и при перевозке грузов, и при оказании услуг по договорам транспортной экспедиции (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). При этом в некоторых случаях (например, при доставке товаров) дополнительно может потребоваться транспортная накладная.

Организации вправе использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель отгружает товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности.

В строке 8 «Основание передачи (сдачи), получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не нужно заполнять:

1) строку 2 «Продавец»;

2) строку 2а «Адрес»;

3) строку 2б «ИНН/КПП продавца»;

4) строку 6 «Покупатель»;

5) строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;

6) строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Рекомендуемая форма УПД не поменялась. Но если организация совершает операции с маркируемыми товарами, добавляем дополнительные строки в электронную форму УПД. Чтобы принять НДС к вычету. Необходимо убедится, что УПД содержит строки, необходимые для счетов-фактур.

Что меняется по НДС при введении прослеживаемости товаров?

Во-первых, при реализации прослеживаемых товаров с 1 июля 2021 года отменяется возможность не выставлять счета-фактуры в адрес неплательщиков НДС (пп.1 п.3 ст.169 НК РФ в ред. с 01.07.2021).

Напомним, что ранее продавец мог не выставлять счета-фактуры неплательщикам НДС по письменному согласию сторон сделки. При этом в книге продаж можно было зарегистрировать первичный «отгрузочный» документ или сводный документ по итогам квартала на все «отгрузки» в адрес «безсчетов-фактурных» покупателей. С 1 июля такая возможность остается только при реализации непрослеживаемых товаров, а также по работам и услугам.

Во-вторых, по прослеживаемым товарам налогоплательщики НДС обязаны выставлять счета-фактуры только в электронной форме. За исключением следующих случаев (п.1.1, 1.2. п.3 ст.169 НК РФ в ред. с 01.07.2021):

1. Реализация товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход.
2. Реализация товаров в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта).
3. Реализация с территории РФ на территорию другого государства — члена ЕАЭС.

Более того, с 1 июля 2021 года по прослеживаемым товарам все организации и ИП, в т.ч. неплательщики НДС обязаны обеспечить получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО. Поэтому официально приобрести прослеживаемые товары без ЭДО организации и ИП не смогут.

Также отметим, что всем участникам оборота прослеживаемых товаров нужно будет оформлять УПД в электронном виде (по операциям, не облагаемым НДС, УПД оформляется с функцией первичного документа, по облагаемым операциям — с функцией первичного документа и счета-фактуры). Такие правила предусмотрены п.13 Проекта Постановления Правительства РФ «Об утверждении Порядка функционирования национальной системы прослеживаемости товаров» (далее — Проект Порядка функционирования системы прослеживаемости).

Информацию о прослеживаемых товарах продавцы, покупатели и другие участники оборота товаров будут отражать в Отчете по прослеживаемым товарам и (или) в декларации по НДС (п. 2.3 ст.23 НК РФ).

Правила заполнения бланка универсального передаточного документа

Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).

Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.

Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.

Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.

Если страной происхождения товара не является РФ.

Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ утверждены формат корректировочного счета-фактуры, формат представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру, и формат представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме.

Налогоплательщики, формирующие корректировочные счета-фактуры в электронной форме на отгруженные товары, страной происхождения которых не является Российская Федерация, в целях соблюдения требований Постановления № 1137 о заполнении введенных граф 10, 10а и 11 формы корректировочного счета-фактуры до внесения соответствующих изменений в формат могут использовать структуру элемента «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 2 (ИнфПолФХЖ2)» таблицы 5.12 формата (Письмо ФНС России от 19.07.2021 № СД-4-26/10096@), то есть формировать сведения в элементах, приведенных в таблице 5.13 формата:

• «Идентификатор» – указывается наименование вводимого реквизита («цифровой код страны происхождения», или «краткое наименование страны происхождения», или «регистрационный номер декларации на товары»);

• «Значение» – проставляется конкретный код, или краткое наименование страны происхождения, или конкретный регистрационный номер декларации на товары соответственно.

Как исправить ошибки в УПД

Обязательно подлежат исправлению существенные ошибки в документе, если они влекут за собой отказ в вычетах по НДС и расходах по налогу на прибыль (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2014).

Эти ошибки мешают проверяющим в идентификации:

• продавца или покупателя;
• наименования, стоимости товаров, работ, услуг;
• налоговой ставки, суммы налога.

Способ исправления ошибки зависит от вида, статуса УПД и существенности самой ошибки.

Бумажный
1	2
Ошибки в показателях в рамках счета-фактуры исправляем путем оформления нового счета-фактуры. В новом УПД в строке 1а указываем номер и дату исправления (подп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86). Правильные сведения оформляем с таким же номером и датой.	Исправляем по ФСБУ 27/2021.
Ошибки в показателях вне рамок счета-фактуры исправляем по ФСБУ 27/2021. Нельзя исправить ошибки в первичном документе путем составления нового исправленного документа. Зачеркиваем неправильные данные, вписываем сверху новый текст. Заверяем подписями лиц, внесших исправления. Ставим отметку «Исправлено». Замазывания маркером, подчистки, стирания недопустимы.

УПД в налоговом учете

Согласно разъяснениям в письме ФНС от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету расходы, подтвержденные УПД, при применении любой системы налогообложения.

Доходы и расходы учитываются вне зависимости от статуса УПД.

У покупателя дата признания дохода соответствует строке 16 «Дата получения (приемки)».

У продавца дата получения выручки признается следующим образом:

• дата оформления сторонами акта приемки-передачи работ, услуг (наиболее поздняя из дат в строках 1, 11 или 16);
• дата оформления получения груза при переходе права собственности на него после вручения покупателю (строка 16);
• дата оформления отпуска товара при переходе права собственности на него в момент передачи покупателю, перевозчику (более поздняя из дат в строках 1 или 11).

Какую форму УПД применять в работе?

Форму универсального передаточного документа рекомендовала ФНС в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Налоговики разъяснили, что налогоплательщики могут самостоятельно дополнять форму показателями. Поэтому определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма ФНС. Возможно, понадобятся дополнительные строки, в том числе по требованиям ст. 169 НК РФ и Правилам заполнения счета-фактуры при расчетах по налогу на добавленную стоимость (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322).

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. В нее внесли изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Как заполнить УПД при УСН?

На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.

Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.

Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).

УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.

Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.

Преимущества ЭДО при передаче УПД

Оформлять УПД можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Универсальный передаточный документ ЭДО предлагает множество преимуществ, сделав его предпочтительным инструментом для ведения бухгалтерии и обмена информацией. Рассмотрим основные преимущества ЭДО в контексте передачи УПД:

1. Возможность автоматизации процессов.

ЭДО позволяет упростить и ускорить обработку документов. Благодаря использованию электронной формы УПД, процессы создания, обмена, подписания и хранения документов становятся автоматизированными, что сокращает время и усилия, связанные с ручными операциями. Тем самым применение ЭДО способствует повышению эффективности работы организации.

2. Безопасность и целостность данных.

Организация ЭДО для передачи УПД обеспечивает высокий уровень безопасности и целостности данных. Системы ЭДО применяют современные методы шифрования и аутентификации, чтобы обеспечить конфиденциальность и защиту от несанкционированного доступа. Безопасность передачи и хранения информации — особенно важный фактор при обмене бухгалтерскими данными.

3. Удобство документооборота.

ЭДО упрощает взаимодействие с контрагентами, позволяя быстро передавать и получать документы. Статус переданных УПД отслеживается в системе ЭДО, что способствует оперативному обмену информацией и улучшению коммуникации между организациями.

4. Экономия ресурсов.

За счёт внедрения ЭДО можно снизить затраты на печать, бумагу и почтовые услуги. Это также улучшает управление и хранение документов, освобождая физическое пространство — с помощью системы ЭДО можно организовать электронный архив с возможностью одновременного доступа к документам.

5. Возможность интеграции с системами учёта.

В некоторых случаях система ЭДО может быть интегрирована с корпоративными системами учёта и программным обеспечением предприятия. Внедрение возможности вести ЭДО в привычную инфосистему исключает необходимость обучения сотрудников, позволяя им работать с электронными документами в привычном интерфейсе. Таким образом, работники смогут легко разобраться, как через ЭДО отправить УПД или другой документ контрагенту.

Как работать с маркировкой через ЭДО

Когда к вам на склад или в магазин привезут партию маркированного товара, вы получите универсальный передаточный документ — УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура.

Приёмка и отклонение УПД происходит:

• в личном кабинете на сайте «Честного знака» → если работаете через оператора «ЭДО лайт», это оператор «Честного знака»;
• в личном кабинете оператора ЭДО → если работаете через любого коммерческого оператора ЭДО;
• в личном кабинете Эвотора прямо на кассе или за компьютером → если работаете через Эвотор.
• в товароучётной системе → если подключили оператора ЭДО к 1С или МойСклад.

В УПД указаны коды маркированной продукции, можно сверить их с реальной поставкой, подписать документ электронной подписью и отправить поставщику.

ЭДО для продавцов молочки

С 1 сентября 2022 года все участники оборота молочной продукции обязаны принимать и отгружать товар по ЭДО в формате объёмно-сортового учёта. Вот как выглядит приёмка молочки:

1. Поставщик отгружает партию товара и создаёт универсальный передаточный документ, в него вносит количество и название товаров, код GTIN.
2. Покупатель получает товар и в течение трёх дней проверяет, правильно ли указаны данные о товаре в УПД. Для этого сканирует штрихкод сканером и сверяет количество товара. Можно проверить коды и без сканирования, но так надёжнее: вы точно примете свой товар.
3. Если в УПД что-то не сходится с поставкой, покупатель не подписывает УПД, запрашивает у поставщика УКД — корректировочный документ.
4. Если всё в порядке, покупатель подписывает документ электронной подписью и отправляет его в личном кабинете оператора ЭДО. Для молочки есть послабление: продавать товар можно до подписания УПД, по которому получили товар.

До 1 декабря 2023 года фермеры и компании, которые не продают молочку через кассу, а используют в производстве, — а именно, HoReCa и государственные учреждения — получили отсрочку. Для них есть несколько вариантов работы с ЭДО.

1. Допустим, заведение сегмента HoReCa покупает молочную продукцию для приготовления блюд и работает с поставщиком по ЭДО. Есть три варианта:

• Поставщик при создании УПД указывает признак «Отгрузка не участнику оборота» → вы подписываете документ → товар не переходит на вас, а автоматом выходит из оборота.
• Поставщик не указывает специальный признак и после отправки УПД сам выводит товар из оборота напрямую в «Честном знаке», указав причину «Отгрузка не участнику оборота» → товар автоматом выходит из оборота.
• Поставщик просто отправляет вам УПД → товар нужно вывести из оборота до использования → для этого надо зарегистрироваться в «Честном знаке» и создать документ «Вывод из оборота» с причиной «Использование для собственных нужд».

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Изменения по книге покупок и доплистов к ней

В форме книги покупок предусмотрены некоторые технические обновления, связанные с перестановкой граф. Например, регистрационный номер декларации на продукцию перемещен из гр. 13 в гр. 16. В связи с этим показатели из гр. 14 перемещены в гр. 13, из 15 — в 14, из 16 — в 15.

Чтобы регистрировать основные и корректировочные счета-фактуры, заполненные по обновленным формам, добавили новые графы:

• гр. 16 — ставится регистрационный номер декларации на продукцию (до этого — таможенной декларации) или регистрационный номер партии продукции, которая подлежит прослеживанию. Заполняется на основании гр. 11 счета-фактуры;
• гр. 17 — указывается код количественной единицы измерения продукции, которая используется для прослеживания. Заполняется на основании гр. 12 счета-фактуры;
• гр. 18 — указывается количество продукции, подлежащей прослеживанию, в единице измерения, применяемой для прослеживания. Заполняется на основании гр. 13 счета-фактуры;
• гр. 19 — указывается стоимость продукции, подлежащей прослеживанию (без НДС и в руб.).

Особенности подписания

В бланке УКД создано 6 строк для подписания документа. Подписи под таблицей проставляются всегда при статусе бумаги «1». Там расписываются глава фирмы или доверенное лицо и главный бухгалтер. При статусе УКД «2» такие подписи не являются обязательными.

В строчках для подписей [8] и [9] надо отметить сотрудника, который имеет право предлагать покупателю изменить стоимость товаров или оповещать о таком факте. Нужно написать должность сотрудника, его ФИО. Если у него есть право на подписание данной бумаги, то снова подписывать ее не надо. Можно обозначить только должность и ФИО.

В строке [10] надо отметить информацию о сотруднике, который отвечает за оформление факта хозжизни компании. Это лицо может совпадать с тем, что указано выше (строки [8] и [9]): аналогично обозначают только должность и ФИО без постановки подписи.

В строку [12] вписывают данные о работнике, который имеет право согласовывать изменение стоимости товара и т.п. от лица покупателя, если требуется данное действие. В строке [14] расписывается сотрудник, который отвечает за оформление факта хозяйственной жизни организации. Если это тот же сотрудник, что и в строке [12], то указывают ФИО и должность, а подпись второй раз ставить не нужно.

Важно! О заполнении счета-фактуры и КСФ можно прочитать в нашей статье.

Похожие записи:

• Форма 3-информ в Росстат: правила заполнения и образец
• Соцработник для лежачего старика
• Земля на третьего ребенка в Воронежской области условия получения